Gestión de invitados: ¿Cómo lo está abordando el sector de eventos?

La gestión de invitados se ha consolidado en la industria de eventos, pero ¿cuándo comienza realmente?

Con nuestra encuesta del sector, queríamos averiguar: ¿qué importancia tiene este tema en la práctica?, ¿qué grado de satisfacción tiene con sus procesos?, y ¿en qué fase empieza a planificar de forma concreta?

Los resultados provisionales iniciales ofrecen una imagen clara:

El 94 % de los encuestados considera la gestión de invitados como una parte integral de la planificación de sus eventos. El registro, la acreditación y el check-in ya no se ven simplemente como una necesidad el día del evento, sino que se están convirtiendo en un elemento estratégico fundamental.

Sin embargo, aún hay margen de mejora: la calificación promedio de satisfacción con sus propios procesos se sitúa actualmente en 7,2 sobre 10.

Las cosas se ponen interesantes cuando analizamos la cronología:

El 61 por ciento incluye la gestión de huéspedes en su planificación desde la fase inicial del concepto.

El 39 por ciento solo se involucra una vez que el concepto del evento está finalizado o la inscripción es inminente.

Sin embargo, los ajustes necesarios para garantizar una experiencia fluida en el lugar del evento suelen realizarse con meses de antelación. Ya sea la orientación a los participantes, la lógica de las credenciales, las interfaces o la capacidad de registro: quienes integran estos elementos con anticipación se ahorran el estrés del día del evento y pueden realizar ajustes flexibles.

Dado que la encuesta aún está en curso, queremos ofrecer una visión más clara, especialmente desde la perspectiva de las empresas. Seguimos buscando información sobre sus experiencias reales: ¿Qué procesos son indispensables para ustedes? ¿Dónde suelen surgir los problemas en las operaciones diarias?

Dedica 5 minutos, comparte tu perspectiva y ayúdanos a generar información valiosa para el sector:

¿Qué importancia tiene para usted la gestión de huéspedes?

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Guest management has become established in the events industry, but when does it actually begin?

With our industry survey, we wanted to find out: how important is this topic in practice, how satisfied are you with your processes, and at what stage do you actually start planning in concrete terms?

The initial interim results paint a clear picture:

94 per cent of respondents see guest management as an integral part of their event planning. Registration, accreditation and check-in are no longer seen merely as a necessity on the day of the event, but are becoming an integral part of events as a strategic element.

There is still room for improvement, however: the average satisfaction rating with their own processes currently stands at 7.2 out of 10.

Things get interesting when we look at the timeline:

61 per cent factor guest management into their planning right from the initial concept phase.

39 per cent only get involved once the event concept is finalised or registration is imminent.

Yet the adjustments needed to ensure a smooth on-site experience are often made months in advance. Whether it’s participant guidance, badge logic, interfaces or check-in capacities: those who integrate these elements early on save themselves stress on the day of the event and can make flexible adjustments.

As the survey is still ongoing, we want to paint an even clearer picture – particularly from the companies’ perspective. We’re still looking for your real-world experiences: Which processes are indispensable for you? Where do things most often go wrong in day-to-day operations?

Take 5 minutes, share your perspective and help us generate real insights for the industry:

How important is guest management to you?