En Astro Rent, trabajamos con planos de planta para cada evento. ¿Dónde estarán ubicados los puntos de acceso, cómo se tenderá el cableado y dónde se colocarán las carpas y los escenarios? Generalmente recibimos estos planos en formato PDF, PowerPoint o, para ser sinceros, como una foto de un boceto en papel.

Recientemente descubrimos VenueMap, una herramienta web gratuita que permite dibujar un plano de planta sobre el mapa satelital de tu ubicación. Introduce la dirección, carga el mapa y arrastra los elementos a su lugar. Es escalable y con dimensiones.

Por qué esto es interesante para los organizadores de eventos

La mayoría de los organizadores con los que hablamos utilizan herramientas que no están diseñadas para la planificación de eventos. Usan Excel para llevar un registro de las ubicaciones, PowerPoint para crear elementos visuales o pagan cientos de euros por software especializado que ofrece muchas más funciones de las que necesitan.

VenueMap se sitúa en un punto intermedio. Es lo suficientemente sencillo como para tener tu primer plano en cinco minutos. Pero también puedes usarlo para presentar una solicitud de permiso.

Lo que más nos llamó la atención: se trabaja directamente sobre el mapa, no sobre una hoja en blanco. Esto facilita una comunicación más fluida con el municipio y los servicios de emergencia. Se comparte mediante un enlace; no se necesita cuenta para ver el plano. Además, incluye la opción de exportar a PDF para quienes prefieran tenerlo en papel.

La lista de espera está abierta.

VenueMap abrió recientemente una lista de espera. Nos hemos apuntado, con curiosidad por ver cómo funciona en la práctica para nuestra planificación diaria. Si cumple lo que promete, nos ahorrará un montón de correos electrónicos sobre los planos de distribución.

Para los organizadores que trabajan habitualmente con planos de planta: probarlo no cuesta nada. Más información en https://www.venuemap.eu