¿Qué hace que los eventos sean realmente valiosos e impactantes? ¿Quizás el contenido de las presentaciones o las experiencias únicas?
Lo cierto es que, contra todo pronóstico, los eventos son cada vez más relevantes, incluso en la era digital. ¿Cómo puede ser esto posible, considerando que aspectos como la comunicación, el networking y el intercambio de conocimientos se han convertido en un producto básico?
La respuesta es simple: nada puede reemplazar el factor humano que transmiten los eventos, sin importar cuánto tiempo pasen las personas en redes sociales o cuántos correos electrónicos escriban a diario. No hay nada más auténtico y transformador que vivir una experiencia en persona y compartirla con personas afines. Por eso la participación de los asistentes es crucial.
La gente busca algo que les permita salir de la oficina, dejar de lado los dispositivos electrónicos y conectar de forma más genuina con otros profesionales. Estos mayores niveles de compromiso e interacción dan lugar a colaboraciones y proyectos que transforman la industria y que continúan más allá del evento.
Sin embargo, la paradoja es que cada vez es más difícil sorprender a los asistentes y convencerlos con nuevos métodos de interacción. Para ayudarte a crear algo nuevo para tu evento, hemos elaborado una lista de recomendaciones para mejorar la experiencia de interacción de tus asistentes:
Utilice el modelo de asistencia no conferencial
Suena raro ¿no?
Sin embargo, una unconferencia es un modelo de evento legítimo que implica una conferencia con una estructura libre que enfatiza el intercambio informal de ideas y puntos de vista entre los asistentes, en lugar de seguir un programa de evento estructurado de manera convencional.
Como indica el empresario Robin Zander : «Tras la llegada de los asistentes, se publica en la pared una agenda vacía de la conferencia con franjas horarias y diversos espacios de reunión. Los líderes comparten un tema o una pregunta que desean debatir y lo publican en una franja horaria. Si publican un tema, es su responsabilidad asistir a esa sesión y presentarlo. Si no organizan una sesión, pueden asistir a la que les interese».
Este nuevo formato requiere tres tipos de asistentes: los líderes (aquellos que organizan la mayor parte de las conversaciones informales), el escriba (alguien responsable de tomar notas) y los nómadas (los asistentes que pueden alternar entre talleres y seminarios durante los descansos).
Lo bueno de este modelo de evento es que todos están invitados a participar.
Realizar cuestionarios con resultados personalizados
A la gente le gusta descubrir cosas sobre sí misma. Por eso, los cuestionarios personales son un elemento importante para fomentar la participación e interacción de los asistentes.
Por ejemplo, uno de sus moderadores o ponentes podría realizar un test de personalidad para sus invitados, pidiéndoles que escriban las respuestas a ciertas preguntas. Según sus respuestas, se les puede clasificar en diferentes grupos y luego se les puede pedir que se sienten con las personas de su grupo.
Posteriormente, el moderador o ponente puede explicar qué representa cada grupo y el significado de los resultados del cuestionario. Si se hace correctamente, esto puede ser muy divertido para los asistentes y despertar su interés por interactuar más con el entorno del evento y con los demás asistentes.
Involucre a sus huéspedes en la resolución de problemas en tiempo real
Permita que sus asistentes sean protagonistas pidiéndoles que participen en la resolución de problemas en tiempo real. Esto significa que podría crear diferentes grupos y pedir a cada uno que proponga una solución a problemas específicos de su sector.
Podrías dotar a los grupos de todas las herramientas necesarias para encontrar respuestas pertinentes a diferentes desafíos. Esta actividad fortalecerá el vínculo entre los asistentes y los animará a interactuar más entre sí.
Interrogar a los oradores al comienzo de la sesión.
Todos esperan una sesión de preguntas y respuestas después de la presentación de un orador. Pero ¿qué tal si hicieras algo completamente inesperado y permitieras que los asistentes conocieran mejor a los oradores con una sesión de preguntas y respuestas fuera de tema antes de la sesión?
Encuesta a los asistentes antes del evento y pídeles que piensen en preguntas divertidas para los ponentes que no tengan nada que ver con el tema (como su programa de televisión favorito o su comida menos favorita). Esta actividad debería ser divertida y animar a todos, además de animar a los asistentes a interactuar más abiertamente con los ponentes.
Incluye encuestas en vivo con un toque único
Según el libro EVENTPLANNER de Kevin Van der Straeten, siempre hay nuevas maneras de conseguir que tus invitados voten sobre los temas. Uno de estos métodos es votar con los pies.
Dice: «Pedir a la gente que exprese sus opiniones físicamente puede ser una alternativa útil a los costosos sistemas de votación. Se puede hacer pidiéndoles que se desplacen a una zona de votación que se corresponda con sus puntos de vista o que se desplacen más a la izquierda o a la derecha a lo largo de una pared, según la intensidad de sus sentimientos sobre un tema en particular».
Kevin señala que este método no solo crea un mayor nivel de compromiso, sino que también permite ver de un vistazo lo que el grupo, en su conjunto, piensa sobre un problema en particular.
¿Estás listo para que tus asistentes interactúen más?
Tu evento no se trata de ti. Se trata de tus asistentes, sus necesidades y expectativas. Así que asegúrate de diseñar un espacio seguro y relajado donde todos se sientan escuchados y bienvenidos. Esto ayudará a tus invitados a abrirse y a estar más dispuestos a interactuar entre ellos y con el entorno del evento.
