Al planificar y organizar eventos, hay que ascender a la excelencia, y una logística impecable es solo el primer paso. La clave del diseño de eventos reside en brindar experiencias a medida que fomenten la interacción genuina y la conexión entre los asistentes.
Como sostiene Joe Goldblatt, profesor de la Universidad Queen Margaret de Edimburgo, la naturaleza misma de los eventos es empoderar a las personas para construir conexiones significativas a través de actividades e intereses compartidos.
Por eso, los profesionales de eventos deben comprender y aprovechar el verdadero potencial de una buena distribución de asientos. Además de mejorar la experiencia de los asistentes, la forma en que se planifica el sitio y se distribuye el espacio influirá significativamente en la interacción de los invitados.
Un diseño eficiente tendrá en cuenta aspectos como asegurar una ubicación privilegiada de los asientos (o mesas), configurar la proximidad de los asistentes entre sí y con los invitados VIP, y el posicionamiento estratégico de los influenciadores relevantes.
Para ayudarle a navegar todos estos aspectos, hemos elaborado una serie de recomendaciones sobre cómo diseñar una disposición de asientos para eventos que garantice la interacción de los invitados.
Consejo 1. Elige el formato de interacción adecuado
Dependiendo de tus objetivos y del tipo de asistentes, debes diseñar una distribución de asientos específica para tu evento. ¿Quieres que los asistentes interactúen con los influencers del sector mientras comparten sus opiniones y experiencia? ¿O quieres que conecten durante las actividades de co-creación? ¿Qué esperas exactamente de la interacción entre los asistentes y qué distribución quieres seguir?
Desde espacios abiertos y mesas redondas hasta peceras y cafés proactivos, existen múltiples formatos de interacción para eventos. Si desea que las personas conecten, puede organizarlas en pequeños grupos de discusión y, durante el evento, invitarlas a interactuar. Si desea que los participantes se relacionen en algún momento del evento, asegúrese de que la disposición de los asientos favorezca ese ambiente. Finalmente, si desea fomentar la colaboración y las conversaciones informales, siempre puede optar por una disposición en semicírculo o media luna.
Lo único que debes tener en cuenta es la intención que persigues y si podrás alcanzarla a través del formato de interacción que hayas elegido para tu evento.
Consejo 2. Decide el número opcional de invitados por grupo/mesa
Si opta por mesas redondas o un diseño en media luna, debe saber exactamente cuántos asistentes puede sentar por mesa. En su artículo de investigación " Análisis de reuniones: Hallazgos de la investigación y la práctica ", los autores Nicholas C. Romano, Jr. y Jay F. Nunamaker, Jr. estudiaron los resultados de diferentes formatos de asientos.
Según los investigadores, el número de personas por mesa influye considerablemente en la interacción entre ellas. Por ejemplo, si desea que los asistentes conecten mediante la resolución de problemas o la toma de decisiones (utilizando diferentes juegos durante el evento), no siente a más de cinco personas en cada mesa.
Por otro lado, si lo que quieres es fomentar el engagement a través de habilidades de identificación de problemas (a través de retos, por ejemplo), es recomendable contar con mesas más grandes, para unas diez personas.
Consejo 3. Mezcla y combina tus grupos de mesa
Un aspecto importante a considerar al elegir un formato de mesa redonda para su evento es decidir quién se sienta al lado de quién. Para una mejor interacción, se recomienda mezclar un poco a los asistentes e intentar sentar a quienes no se conocen en las mismas mesas. Puede hacerlo antes del evento asignando mesas y asientos específicos, o durante el evento animando a los asistentes a levantarse y cambiar de asiento.
Obviamente, para tener más control sobre el formato de interacción, debes tomar la iniciativa y decidir tú mismo los grupos en lugar de que los asistentes decidan sentarse junto a personas que ya conocen.
Consejo 4. Levante el ánimo de todos con actividades atractivas
Para que las personas interactúen, la disposición de los asientos no es suficiente. Considere ofrecer una serie de actividades atractivas. Esto hará que todos se sientan más cómodos y romperá el hielo. Diseñe una serie de dinámicas cocreativas y ayude a las personas a conectar mientras hacen algo juntos.
Desde curiosidades divertidas ("Nombra esa canción", por ejemplo) y actividades de bienestar (como meditaciones grupales) hasta manualidades y teatro improvisado, hay una cantidad infinita de formas divertidas y creativas de aumentar la interacción de los asistentes.
(Nota: El teatro improvisado es una actividad cocreativa que puedes usar durante tu evento y que gira en torno a la narración de historias. Puedes formar grupos de aproximadamente cinco personas y pedirle a cada persona que cuente una historia usando solo una palabra. Una persona comienza la primera oración con una palabra, y luego la siguiente persona desarrolla esa oración con una palabra, y así sucesivamente. La acción debe repetirse varias veces. Aunque puedes terminar con una historia tonta y sin sentido, es una actividad divertida para unir a los demás).
Consejo 5. Transforma tu evento en una experiencia conversacional
Incluso si ofreces el formato de interacción perfecto, las personas podrían sentirse un poco tímidas o reservadas. Al fin y al cabo, hacer networking e interactuar en eventos puede ser muy estresante para algunas personas. Claro, a todos nos encanta participar en actividades divertidas, pero cuando se trata de comunicación más personal, algunas personas pueden cerrarse. Para ayudarlas a evitar estos momentos tensos, debes cultivar la interacción verbal dándoles suficientes razones para hablar.
Por ejemplo, podría trabajar con el moderador del evento para elaborar una serie de preguntas y alentar a las personas a hablar con la persona que está a su lado o con todos los presentes en la mesa.
El moderador podría preguntar a los asistentes cuáles son sus expectativas para el evento y qué los motivó a asistir, cuáles consideran que son sus mayores desafíos en la industria en estos días, etc.
Reflexiones finales
El secreto para una distribución de asientos exitosa no se limita al diseño del lugar. Si bien los formatos de interacción son cruciales para conectar con los invitados, también es importante comprender una serie de sutilezas que lo harán posible.
Asegúrate de tener objetivos claros y saber cómo quieres que interactúen los asistentes. Ten mucho cuidado al identificar las expectativas de tus invitados y al ubicar a las personas influyentes clave en las mesas.
Además, no esperes que la distribución de los asientos funcione sola. Necesitas animar a los asistentes mediante actividades de cocreatividad y ejercicios de comunicación que los involucren activamente.
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