Si quieres que tu evento sea un desastre, obliga a tus asistentes a soportar interminables colas y estresantes trámites de registro. El registro, también conocido como acreditación, describe el acceso que proporcionas (por ejemplo, mediante la emisión de credenciales) a tu evento y a áreas específicas dentro del mismo.
Como escribe Kevin Van der Straeten en su libro EVENTPLANNER, el sistema de acreditación no es algo secundario, sino una parte fundamental de la planificación operativa del evento. Debe integrarse en el plano del recinto, el presupuesto y el cronograma desde el principio. El sistema adecuado depende por completo de la naturaleza del evento: quién necesita acceso a qué, dónde y cuándo. Diferentes áreas, diferentes personas, diferentes niveles de autorización: todo debe planificarse con antelación, con las políticas, los materiales y la formación del personal adecuados antes de la apertura.
Si no se hace bien, el proceso de registro se convierte en lo primero que experimentan los asistentes, y por las razones equivocadas. Una entrada lenta o caótica crea una impresión negativa difícil de revertir, por muy bueno que sea el resto del evento. Si se hace bien, los invitados entran sin problemas, sintiéndose bienvenidos y bien organizados desde el primer momento.
Para asegurarte de pertenecer a ese segundo grupo, aquí tienes los consejos que necesitas para configurar un sistema de registro eficiente.
Consejo 1. Anime a los asistentes a imprimir su credencial antes del evento.
Las largas colas se producen cuando la identificación y acreditación de cada persona lleva más tiempo del necesario. Imagínese esto: el asistente se acerca al mostrador de registro, se identifica, espera a que se imprima y doble la credencial, y solo entonces entra al recinto del evento. Obviamente, para agilizar este procedimiento, se pueden instalar fácilmente varios mostradores de registro.
Sin embargo, hay otro truco que puedes usar (y con el que ahorrarás en gastos de personal): anima a los asistentes a imprimir sus credenciales antes del evento. Con su credencial en mano, podrán entrar directamente al recinto o dirigirse al mostrador de registro para recoger la funda de plástico y la bolsa de obsequios. Esto reducirá el tiempo de espera y garantizará un flujo de invitados fluido. Para incentivar a los asistentes a generar sus credenciales antes del evento, puedes especificar que la impresión de credenciales en el lugar tendrá un costo adicional.
Consejo 2. Configure un sistema de registro automatizado.
En lugar de instalar varios mostradores de registro en la entrada, puede implementar un sistema de acreditación automatizado. Por ejemplo, puede instalar una serie de máquinas de registro que identifiquen a los asistentes e impriman las credenciales al instante. Para garantizar este proceso, informe a los invitados que deberán descargar su código QR personal.
Posteriormente, se acercarán a la máquina de registro, escanearán el código y recibirán su credencial. Por supuesto, se recomienda brindar asistencia, así que si decide usar las máquinas de registro automáticas, asegúrese de asignar algunos voluntarios para acompañar a los asistentes durante el proceso.
Consejo 3. Establezca varias líneas de flujo.
Para que el proceso de registro sea eficiente, es fundamental contar con varias entradas y flujos de acceso. Para eventos grandes, busque lugares con múltiples escaleras mecánicas y puntos de acceso. Esto agilizará el proceso de acreditación y evitará largas esperas para acceder al recinto.
Consejo 4. Proporcione insignias con códigos especiales.
Dependiendo del tipo de evento y sus objetivos, el proceso de registro puede continuar después del proceso de acreditación general. Por ejemplo, supongamos que está organizando una feria comercial y, según el tipo de asistentes, algunos tendrán acceso a las sesiones informativas y otros no.
En este caso, deberá asignar personas para verificar la identidad de cada asistente antes de permitirle el acceso al área de conocimiento. Para agilizar este proceso, asegúrese de que las credenciales incluyan códigos especiales que indiquen los derechos de acceso de cada asistente. Posteriormente, los voluntarios podrán escanear los códigos de los invitados que deseen colaborar en las sesiones de conocimiento.
Consejo 5. Considere la posibilidad de adoptar la tecnología de reconocimiento facial.
Aunque es una tecnología nueva y aún no muy extendida en el sector de los eventos, el reconocimiento facial definirá el futuro de la gestión de asistentes. Mediante diversas tecnologías biométricas, un sistema de reconocimiento facial identificará automáticamente a los asistentes. Esto podría agilizar el proceso de acreditación y facilitar el flujo de participantes.
Resumen
Una de las primeras interacciones con el entorno del evento es el mostrador de registro. Por eso es importante brindar a los asistentes una experiencia de acreditación sin estrés, sin largas filas de espera ni procedimientos de identificación confusos.
