No siempre es fácil cambiar hábitos y adaptarse a nuevas dinámicas laborales. Cuando las personas saben qué funciona mejor y tienen una rutina, puede resultarles difícil adoptar nuevas herramientas que mejoren sus resultados laborales.
Esto es cada vez más cierto para los profesionales de eventos y sus equipos, a quienes les puede resultar difícil mantenerse al día con el desarrollo constante de las soluciones digitales y su complejidad. La tecnología puede ser una ventaja, pero también un punto débil a la hora de organizar y ejecutar un evento. La rápida evolución de las plataformas de planificación y marketing de eventos suele causar dificultades a los profesionales.
En primer lugar, la gente prefiere ejecutar manualmente los procesos logísticos (porque están acostumbrados) que automatizarlo todo. En segundo lugar, la nueva tecnología para eventos requiere aprender cómo funcionan las herramientas más recientes y cómo maximizar su potencial. Por último, la falta de experiencia inicial sobre cómo integrar correctamente el software de gestión de eventos en el flujo de trabajo sin duda causará frustración.
No es de extrañar que adoptar nuevas tecnologías para eventos pueda ser un desafío para muchas personas, incluido tu equipo. Por eso es fundamental saber cómo convencer a tus colaboradores para que adopten la tecnología, lo que aliviará su carga de trabajo y aumentará su productividad. Aquí te explicamos cómo hacerlo:
Paso 1. Mapee los desafíos que enfrenta su equipo al planificar un evento
Programe una reunión operativa con sus empleados o miembros del equipo para hablar sobre los desafíos que enfrentan a diario. Pregúnteles qué soluciones han intentado aplicar y los resultados obtenidos. Si los problemas persisten, dado que su equipo no logró encontrar soluciones sostenibles, identifique el impacto negativo que estos problemas tienen en el ROI del evento. Posteriormente, analice y articule para su equipo los beneficios que obtendrá si elimina los desafíos que todos enfrentan.
Paso 2. Presentar los beneficios de un sistema automatizado
Al mostrar los beneficios de la tecnología para eventos, hable en términos de esfuerzo y tiempo. Explique a sus empleados o miembros del equipo cómo un sistema digital puede acelerar el flujo de trabajo y eliminar desafíos insuperables.
Por ejemplo, supongamos que alguien se encarga de recopilar manualmente las preferencias de networking de los asistentes. ¿Qué pasaría si una plataforma o aplicación de gestión de eventos pudiera hacerlo automáticamente, permitiendo que los asistentes introduzcan su propia información sobre lo que pueden ofrecer o buscan en la sesión de networking? Haga comprender a su equipo que automatizar procesos y responsabilidades específicos les permite dedicarse a otras tareas.
Paso 3. Comunicar la necesidad de crecimiento e innovación
Es fundamental articular la visión general y las aspiraciones de su agencia o empresa. Si busca el crecimiento y la innovación sostenible, asegúrese de fortalecer la comunicación institucional con base en estos dos conceptos, lo que preparará a sus empleados o miembros del equipo para los cambios.
Paso 4. Organice un campamento de entrenamiento de aprendizaje para su equipo
A menudo, las personas tienen una actitud reservada hacia la tecnología porque necesitan desarrollar nuevas habilidades para desenvolverse eficientemente en el entorno digital. Esto puede ser abrumador, especialmente cuando la lista de tareas relacionadas con la planificación de eventos aumenta constantemente. Por eso, es recomendable organizar campamentos de capacitación para su equipo. Esto puede ayudar a las personas a sentirse apoyadas en el proceso de desarrollo de nuevas habilidades y a sentirse menos aprensivas ante la tecnología más reciente para eventos que necesitarán aprender.
Con el software de eventos de eventplanner.net, su equipo también puede obtener la certificación a través de nuestra academia en línea, lo que les da un impulso de confianza y un reconocimiento claro de sus nuevas habilidades.
Paso 5. Empodere a los miembros de su equipo involucrándolos en el proceso de toma de decisiones.
La opinión de tu equipo es esencial. Las personas pueden aportar información valiosa sobre las necesidades y los problemas que enfrentan al planificar un evento. Posteriormente, esta información puede ser decisiva a la hora de elegir qué software o aplicación de gestión de eventos adquirir. Además, convertirás a los miembros de tu equipo en agentes activos que se sienten empoderados para tomar las decisiones que mejor les convengan. Este simple acto de elegir les hará conscientes de las consecuencias y de la necesidad de crecer.
Llamada a la acción
Si su equipo se resiste a adoptar la tecnología para eventos, quiero que sepa que existe una brecha en su comunicación institucional. Para que su equipo adopte las soluciones digitales, empiece por escucharlos. ¿Cuáles son sus desafíos y, sobre todo, cuáles son sus temores?
Luego, concéntrese en comunicar con precisión el valor añadido que esta nueva tecnología para eventos puede ofrecer y los beneficios que obtendrá su equipo. Asegúrese de involucrarlos en el proceso de toma de decisiones evaluando constantemente sus necesidades. Sea honesto sobre su visión de crecimiento y transforme este posible conflicto en una oportunidad para fortalecer las relaciones laborales.
