Muchos organizadores aún trabajan con un enfoque de proyecto clásico, con plazos ajustados y diagramas de Gantt. Pero cualquiera que haya organizado un evento sabe lo impredecible que puede ser la realidad. Los plazos no cambian, los proveedores sí, y las prioridades varían sobre la marcha.
Por eso, cada vez más organizadores optan por una metodología ágil, un método flexible que permite ajustes continuos, una mejor colaboración y resultados más rápidos.
En el siguiente extracto del libro EVENTPLANNER, Kevin Van der Straeten explica por qué la gestión ágil de proyectos, incluyendo Scrum y Kanban, supone un cambio radical para los profesionales de eventos. Este es también el enfoque principal del software de gestión de eventos eventplanner.net, donde los principios ágiles se traducen en herramientas prácticas. ¡Muchos organizadores ya utilizan metodologías ágiles, quizás sin siquiera darse cuenta!
Del libro:
La principal desventaja de un enfoque de proyecto tradicional con diagramas de Gantt es que solo hay una certeza: las estimaciones previas siempre son erróneas. Esto es lógico, ya que son, y siempre serán, estimaciones. Para un evento, esta incertidumbre en la planificación puede ser fatal. Al fin y al cabo, no se puede posponer la fecha unos días a última hora solo porque aún no se esté preparado. Con un enfoque de proyecto tradicional, también es muy probable que se pierda mucho tiempo en detalles al principio, ya que estos tienen prioridad cronológica, lo que provoca que posteriormente falte tiempo para tareas mucho más importantes. Un enfoque de proyecto ágil, del cual Scrum es un ejemplo, adopta un enfoque completamente diferente, lo que ofrece grandes ventajas para los eventos.
La metodología Agile lleva años siendo un enfoque de gestión de proyectos muy conocido en el sector de las TI, lo que ha permitido a empresas de Silicon Valley como Facebook y Google lanzar proyectos de alta calidad a una velocidad vertiginosa. Y eso es música para los oídos de los organizadores de eventos.
Con una metodología ágil, se divide un proyecto en partes pequeñas y viables. Se trabaja en un equipo Scrum de máximo diez personas para mantener la eficiencia. Se designa un Scrum Master, quien supervisa el progreso.
Para empezar, crea una lista con todas las tareas de tu evento. En el software eventplanner.net, utilizamos un tablero Kanban donde las tareas se muestran en tres columnas: pendientes, en curso y completadas. De esta forma, siempre tendrás visibilidad sobre quién está trabajando en qué y el estado de cada tarea. El equipo asigna una prioridad específica a cada tarea. Durante el proyecto, se pueden añadir, modificar o eliminar tareas según las necesidades. En cualquier caso, asegúrate de que tus tareas estén claramente definidas. "Organizar el lugar" puede ser demasiado general y sería mejor dividirlo en tareas como "Crear una lista de lugares preseleccionados", "Visitar lugares", "Negociar precios", etc. Así, no es necesario asignar cada subtarea a la misma persona. Nuestro software para eventos puede rellenar tu tablero Kanban con una plantilla de tareas comunes al tipo de evento que organizas, para que no tengas que empezar desde cero. También puedes crear un nuevo evento a partir de uno anterior. El software se encarga de todas las tareas y reglas predefinidas y las ajusta a la nueva fecha. Esta es una forma ideal de aprovechar el conocimiento adquirido en eventos anteriores.
Una vez creada tu lista de tareas, comienza el verdadero trabajo. Identifica las tareas prioritarias y delega cada una al equipo, asignándolas a una persona específica. El progreso se supervisa a diario. La jornada comienza con una reunión breve donde todos los miembros del equipo comparten lo que hicieron el día anterior, lo que planean hacer y cualquier problema que estén experimentando. Esto permite realizar ajustes inmediatos si alguien se atasca o necesita ayuda. Las reuniones se realizan de pie para que sean breves y eficientes (un máximo de diez minutos).
La principal ventaja del trabajo ágil es la capacidad de adaptación continua, la flexibilidad ante las cambiantes condiciones del mercado y la rápida identificación y resolución de errores o problemas por parte del equipo. La forma directa de colaborar y compartir retos también influye positivamente en la mentalidad del equipo, fomentando una actitud proactiva y resolutiva. En otras palabras, se obtienen mejores resultados con el mismo equipo y en el mismo plazo. Mejores porque se prioriza constantemente lo que realmente importa.
La desventaja de la metodología ágil radica en que requiere una mayor participación del cliente, lo cual es crucial, y en que se tiene menos claridad inicial sobre el resultado final exacto. Es fundamental tener confianza tanto en el proceso como en el equipo. Por lo tanto, contar con un líder de equipo experimentado es esencial.
Puedes encontrar más información sobre este tema y muchos otros consejos sobre la organización de eventos en libro EVENTS.
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