Uno de los problemas más incómodos que enfrentan los organizadores de eventos es encontrar personas o empresas que apoyen financieramente su evento. ¿Qué lo hace tan incómodo?
El hecho es que a la mayoría de nosotros no nos gusta pedir dinero a otros, especialmente si no sabes cómo hacerlo o careces de las "habilidades de caza" necesarias. Pero no importa lo incómodo que sea, sigue siendo necesario si buscas una forma alternativa de estirar tu presupuesto. Como señala el fundador de eventplanner.es, Kevin Van der Straeten, en su libro EVENTS : "esta es sin duda la forma más común de reducir costes para los participantes en eventos".
La gran pregunta es cómo lo haces. Probablemente esté utilizando una plantilla de presentación de evento y preparándose para impresionar a inversores potenciales con detalles vívidos de todas las cosas maravillosas que ha preparado para los asistentes. Probablemente también esté dispuesto a prometerles que mostrarán claramente su logotipo en sus materiales (como el programa de su evento, folletos, etc.). Después de todo, eso es lo que quieren, ¿verdad? Está usted equivocado.
Como explica Kevin, "el potencial de los patrocinadores no siempre se aprovecha plenamente, incluso en estos tiempos difíciles. Es importante nunca perder de vista el retorno de la inversión potencial de sus patrocinadores. ¿Por qué deberían patrocinar su evento? ¿Qué obtienen de ello? Una mención en su folleto o un logotipo en su folleto ya no es suficiente. Piense detenidamente en cómo puede crear valor para su patrocinador." Para ayudarle a ser más creativo en su búsqueda de apoyo financiero, aquí tiene una lista de consejos para atraer nuevos patrocinadores:
Consejo #1. Ayude a sus patrocinadores a encontrar clientes potenciales durante los eventos
Un paso estratégico para su evento sería invitar a algunos compradores y programar conversaciones entre esos compradores y sus patrocinadores. No hay nada más atractivo para tus patrocinadores que aprovechar el entorno que brindas y generar nuevos leads para sus negocios. Tenga en cuenta que es posible que tenga que pagar costos de viaje y alojamiento para algunos compradores, pero vale la pena la inversión si eso significa atraer nuevos patrocinadores.
Consejo #2. Diseña una potente plataforma promocional para tus patrocinadores
No cubras tu evento con logotipos. Esto ya no funciona y ofrece poco valor a sus patrocinadores. En su lugar, pruebe un enfoque diferente y mediar en la comunicación entre sus visitantes y los productos o servicios de sus patrocinadores. Por ejemplo, podría considerar tomarse un tiempo libre de su agenda para permitir que los asistentes experimenten cosas relacionadas con los productos de su patrocinador. Por ejemplo, si una empresa de realidad virtual financia su evento, puede sumergir a su audiencia en otra dimensión y permitirles experimentar el dispositivo de su patrocinador.
Consejo #3. Promocione el contenido de su patrocinador en el sitio de su evento
Otra forma de brindar valor a sus (potenciales) patrocinadores financieros es aumentar el tráfico natural a sus sitios web. Puede hacerlo ofreciéndose a publicar su contenido (artículos, libros electrónicos, publicaciones de blog, documentos técnicos, ...) en el sitio web de su propio evento. De esta manera, les ayudarás a aumentar su propia presencia online y promocionar su marca.
Consejo #4. Invita a tus patrocinadores a hablar en tu evento
Ofrezca a sus (potenciales) socios financieros la oportunidad de ayudar a crear su evento y ser parte de su lista de oradores principales. Esto les da la oportunidad de hablar frente a una gran audiencia, explicar su producto y aumentar el conocimiento de su marca o empresa (¡siempre que no se convierta en una charla promocional!).
Consejo #5. Organice conversaciones B2B significativas para sus patrocinadores
Su evento puede ser una gran oportunidad para establecer contactos para sus posibles socios financieros. Consígales nuevas colaboraciones, empleados o voluntarios, o incluso sus propios patrocinadores, programando conversaciones B2B entre ellos y sus visitantes. Al hacerlo, agrega un valor tremendo a sus empresas y les ayuda a establecer contactos nuevos e importantes.
Llamada a la acción
Al presentar su evento a patrocinadores potenciales, su enfoque principal debe ser cómo se beneficiarán ellos al financiarlo. Haz una lista de las cosas que tienes para ofrecerles. Prepare una buena justificación para su evento y explique cómo la financiación de su evento puede impactar positivamente su negocio y aumentar el conocimiento de su marca y sus ventas. Hable menos sobre usted y sus necesidades (financieras) y más sobre sus beneficios, y centre su comunicación en sus necesidades.
Holandés
Eén van de meest ongemakkelijke problemen waar eventplanners mee te maken hebben is het zoeken van mensen of bedrijven die hun evenement financieel willen ondersteunen. Wat maakt het zo ongemakkelijk?
Het is nu eenmaal zo dat de meesten van ons het anderen niet graag om geld te vragen, zeker als je niet weet hoe je het doet, of je de nodige 'jachtvaardigheden' mist. Maar hoe ongemakkelijk het ook is, het blijft nodig als je naar een alternatieve manier zoekt om je budget te vergroten. Zoals eventplanner.xx-oprichter Kevin Van der Straeten opmerkt in zijn boek EVENTS: "dit is ongetwijfeld de meest gebruikte manier om kosten voor eventdeelnemers omlaag te krijgen".
De grote vraag is hoe je het doet. Waarschijnlijk gebruik je een eventpresentatie-template en bereid je je voor om potentiële investeerders te imponeren met levendige details van alle geweldige dingen die je hebt voorbereid voor de bezoekers. Je bent er waarschijnlijk ook klaar voor om ze te beloven hun logo duidelijk te laten zien op je materialen (zoals je eventprogramma, brochures, ...). Dat is immers wat ze willen, toch? Je hebt het mis.
Zoals Kevin uitlegt: "het potentieel van sponsoren wordt zelfs in deze moeilijke tijden niet altijd volledige benut. Het is belangrijk om de potentiële ROI voor je sponsoren nooit uit het oog te verliezen. Waarom zouden zij jouw evenement moeten sponsoren? Wat halen zij eruit? Een vermelding op je flyer of een logo in je folder voldoet niet langer. Denk eens goed na hoe je waarde kunt creëren voor je sponsor." Om je te helpen om creatiever te zijn in je zoektocht naar financiële steun, volgt hier een lijst met tips om nieuwe sponsoren aan te trekken:
Tip #1. Help je sponsors potentiële klanten te vinden tijdens evenementen
Een strategische stap voor je evenement zou zijn om een paar aanwezige kopers uit te nodigen en gesprekken tussen die kopers en je sponsoren in te plannen. Er is niets aantrekkelijker voor je sponsoren dan om voordeel te boeken uit de omgeving die jij biedt, en om nieuwe leads voor hun bedrijven in te winnen. Houd in gedachten dat je misschien reis- en overnachtingskosten moet betalen voor sommige inkopers, maar het is de investering waard als het betekent dat je nieuwe sponsors aantrekt.
Tip #2. Ontwerp een krachtig promotieplatform voor je sponsoren
Beplak je evenement niet met logo's. Dit werk niet meer en biedt nauwelijks waarde aan je sponsoren. Probeer in plaats daarvan een andere aanpak en bemiddel de communicatie tussen je bezoekers en je de producten of diensten van je sponsoren. Je kunt bijvoorbeeld overwegen om wat tijd op je planning te gebruiken om bezoekers dingen te laten beleven waar de producten van je sponsor bij betrokken zijn. Als een virtual reality-bedrijf bijvoorbeeld je evenement financiert, kun je je publiek zich laten onderdompelen in een andere dimensie en ze de gadget van je sponsor laten beleven.
Tip #3. Promoot content van je sponsor op je eventsite
Een andere manier om waarde te bieden aan je (potentiële) financiële supporters is om het natuurlijke verkeer op hun websites te vergroten. Je kan dit doen door aan te bieden hun content te publiceren (artikelen, ebooks, blog posts, whitepapers, ...) op je eigen eventwebsite. Op die manier help je ze hun eigen online aanwezigheid te vergroten en hun merk te promoten.
Tip #4. Nodig je sponsors uit om te spreken op je evenement
Bied je (potentiële) financiële partners de kans om je evenement te helpen maken en om een onderdeel te vormen van je keynote-sprekerslijst. Dit biedt ze de mogelijkheid om te spreken voor een groot publiek, hun product uit te leggen en de bekendheid van hun merk of bedrijf te vergroten (zolang het maar geen promopraatje wordt!).
Tip #5. Organiseer betekenisvolle B2B-gesprekken voor je sponsors
Jouw evenement kan een geweldige netwerkmogelijkheid zijn voor je potentiële financiële partners. Zorg dat ze aan nieuwe samenwerkingen, medewerkers of vrijwilligers komen, of zelfs aan hun eigen sponsoren, door B2B-gesprekken tussen hen en je bezoekers in te plannen. Daarmee voeg je ontzettende waarde toe voor hun bedrijven en help je ze om nieuwe en belangrijke contacten te leggen.
Call-to-action
Als je je evenement naar potentiële sponsors pitcht, zou je je voornamelijk moeten focussen op de voordelen die het hen oplevert als ze jou financieren. Maak een lijst van de zaken die je ze te bieden hebt. Bereid een goede beargumentering voor je evenement voor en leg uit hoe het financieren van jouw evenement hun bedrijf positief kan beïnvloeden en hoe het hun merkbekendheid en omzet kan vergroten. Praat minder over jezelf en je (financiële) behoeften en meer over hun voordelen, en spits je communicatie toe op hun behoeften.
Puedes encontrar más información sobre este tema y muchos otros consejos sobre la organización de eventos en libro EVENTS.
Pedir ahora
![Kevin Van der Straeten [eventplanner.net]](https://cdn.eventplanner.es/images/avatar/8845-200.jpg)
Goede top 5! Nummer 4 blijft altijd erg tricky; niet iedere sponsor heeft het belang van jouw deelnemers voor ogen en blijkt soms erg commercieel. Mogelijk oplossing: laat de sponsor interviewen en geef tevoren ook aan dat bij een te hoog gehalte 'wij van wc eend, adviseren wc eend' de moderator dat zal aangeven en het gesprek terug naar inhoudelijke zaken leidt.