Elaborar la lista de invitados para un evento (de empresa) es un trabajo que requiere mucho tiempo. Sin embargo, no puede permitirse el lujo de cometer errores. Olvidar a alguien es imperdonable.
Pide ayuda a otros departamentos a la hora de armar la lista de invitados (o a amigos y familiares para una fiesta privada). Contacta con el departamento de marketing, ventas y compras. ¡No te olvides de las perspectivas! Si estás organizando un evento interno, visita el departamento de RRHH.
Cíñete también al grupo objetivo. Allí ya has indicado en base a qué seleccionarás. Por ejemplo, quién es un 'cliente fiel' y quién no. Si no lo hace, la lista de invitados se ampliará rápidamente, lo que puede ejercer presión sobre el presupuesto.
Algunos consejos adicionales:
- En un evento interno, considere también a los jubilados, trabajadores a tiempo parcial, autónomos y posiblemente ex empleados de su empresa. No perder de vista a los empleados: trabajadores de higiene, trabajadores de logística,...
- Por ejemplo, ¿su fábrica ha sido completamente renovada? Luego invite a los residentes locales y al gobierno local a echar un vistazo. Es posible que hayan tenido inconvenientes durante la construcción. De esta manera podrás agradecerles su buena voluntad. La comunicación abierta también evita muchos resentimientos y la creación de historias incorrectas.
- También puedes acercarte a los grupos de acción de esta manera. Una mirada entre bastidores en un ambiente relajado puede hacer maravillas.
- Algunos organizadores proporcionan una lista de invitados de respaldo. Esa es una lista de personas a las que pueden invitar para reemplazar a los invitados de primera cuando no pueden asistir. Esto puede resultar útil, por ejemplo, a la hora de organizar una conferencia en la que desee que la sala sea agradable y llena.
Haga que el saludo en la invitación sea lo más personal posible, pero asegúrese de que los detalles (título, títulos, nombres y género) sean correctos. Un error parece poco profesional y es un verdadero desvío. Evita los dramas personales. No envíes una invitación para ir con tu pareja a tu colega que acaba de perder a su esposa. No se pueden verificar datos externos a este nivel, pero internamente tales errores son imperdonables. Así que comuníquese nuevamente con el gerente de personal hacia el final del viaje para verificar todo nuevamente.
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