Si alguna vez has usado Trello, AsanaClickUp o monday.com para planificar un evento, no estás solo. Estas populares plataformas de gestión de proyectos se han convertido en herramientas predilectas para equipos de todos los sectores. Su flexibilidad, flujos de trabajo visuales y funciones colaborativas las hacen atractivas y, para muchos tipos de trabajo, cumplen su función.
Pero aquí está el reto: la planificación de eventos no es un proyecto cualquiera. Es un proceso dinámico y de alto riesgo, con plazos cambiantes, innumerables partes interesadas y una logística en tiempo real. Y si bien las herramientas generales son útiles, a menudo resultan insuficientes cuando se aplican a la complejidad de organizar eventos, ya sea una conferencia corporativa, un festival público o una boda privada.
Ahora veamos con más detalle dónde destacan las herramientas de gestión de proyectos genéricas y dónde no son suficientes para los profesionales de eventos.
Los pros: Por qué a los organizadores de eventos les encanta Trello, Asana y compañía.
Es fácil entender por qué tantos profesionales de eventos empiezan con herramientas generales como Trello o Asana. Estas plataformas ofrecen:
- Seguimiento sencillo de tareas: los tableros visuales y las listas de verificación facilitan la gestión de las tareas pendientes.
Colaboración en equipo: Asigna tareas, establece plazos y comenta en hilos. Todo en un mismo lugar.
Plantillas e integraciones: desde la sincronización del calendario hasta las notificaciones de Slack, estas plataformas están bien conectadas.
Para organizadores individuales o eventos pequeños, estas características podrían ser suficientes. Pero a medida que el evento se vuelve más complejo, empiezan a aparecer las fallas.
Las brechas: lo que las herramientas genéricas no cubren
Aunque herramientas como ClickUp son excelentes para la gestión de tareas, no fueron diseñadas para eventos. Y esto se hace evidente cuando intentas hacer cosas como:
Administrar presupuestos de eventos : no existe una forma nativa de realizar un seguimiento de los costos, manejar cotizaciones o monitorear el gasto de los proveedores.
Realice un seguimiento de los detalles del proveedor y del lugar : deberá crear tarjetas personalizadas u hojas de cálculo externas para administrar los contactos, la disponibilidad y los contratos.
Crear una hoja de convocatoria o un cronograma de presentación : estas herramientas no entienden franjas horarias, flujos de programas ni señales detrás del escenario.
Gestionar el registro de invitados : no hay una forma integrada de recopilar datos de los asistentes, confirmar asistencia o crear formularios de registro.
Colaborar con socios externos : los proveedores suelen necesitar acceso solo a una parte del plan (por ejemplo, las especificaciones técnicas o el programa de catering). Sin embargo, las herramientas generales no ofrecen un control sencillo de permisos ni vistas específicas de eventos.
Y si bien existen soluciones alternativas (utilizar múltiples aplicaciones, crear plantillas personalizadas, vincular Hojas de cálculo de Google), la sobrecarga aumenta rápidamente, especialmente cuando se administran varios eventos a la vez.
La mejor manera: software diseñado para eventos
Aquí es donde entra en juego un software especializado en eventos como eventplanner.net. Hemos incorporado las funciones intuitivas de planificación que ya conoces de herramientas como Trello y Monday.com: tableros visuales de tareas, colaboración en equipo y listas de verificación. Y hemos incorporado herramientas específicas para eventos diseñadas para facilitarte el trabajo:
Gestión de proyectos específicos para eventos con
- Seguimiento detallado de proveedores y Herramientas de presupuesto para controlar gastos y comparar presupuestos
Formularios de inscripción y listas de invitados con tickets QR
Funciones de colaboración adaptadas a socios externos y equipos internos
Todo está en un solo lugar, por lo que no tienes que hacer malabarismos con múltiples herramientas ni combinar soluciones con cinta adhesiva.
Por qué es importante
Usar la herramienta adecuada no solo es cuestión de comodidad. Reduce el estrés, ahorra tiempo y ayuda a prevenir errores costosos. Cuando tu plataforma de planificación comprende los eventos, puedes concentrarte en el panorama general: crear experiencias significativas para tu audiencia.
Las herramientas genéricas pueden ayudarte a empezar. Pero si te tomas en serio la planificación de eventos, ya sea a tiempo completo, parcial o esporádico, un software especializado puede darte la estructura y la confianza necesarias para cumplir siempre.
¿Listo para actualizar?
Descubra cómo el software para eventos de eventplanner.net puede ayudarle con su próximo evento. La versión básica de nuestra plataforma es gratuita, lo suficientemente potente para profesionales y fácil de adoptar, independientemente del tipo de evento que organice.
