Además de mapear tus costos, también deberías hacer lo mismo con tus ingresos. Para un evento público o una conferencia, esto significa estimar las ventas de entradas, bebidas y comida, además de incluir los ingresos por patrocinio.
Al comparar todos los costos e ingresos, puede trazar inmediatamente el retorno de su evento y saber exactamente con cuántos participantes su evento alcanzará el punto de equilibrio (costos = ingresos), cuántas ganancias obtendrá o si se le advertirá sobre posibles pérdidas.
Introduce todas las cifras en el software gratuito de análisis de casos de negocio eventplanner.net para crear simulaciones de lo que sucedería si, por ejemplo, se produjera una disminución del 10 % en la asistencia. Esto implica menores ingresos, pero también una disminución de algunos costes variables. Esto te permite desarrollar escenarios tanto en el mejor como en el peor de los casos.
Flujo de fondos
Además de su presupuesto, planifique sus pagos entrantes y salientes (flujo de caja). Especifique con precisión cuándo espera ingresos y cuándo debe pagar a los proveedores (anticipo, saldo, etc.). Es fundamental que su flujo de caja se mantenga positivo en todo momento para poder cumplir con sus obligaciones de pago. Visualizar su flujo de caja le ayuda a identificar problemas con anticipación, lo que le permite (re)negociar las condiciones de pago o obtener un préstamo temporal. Muchos eventos implican costos iniciales significativos, mucho antes de que se recuperen los ingresos por la venta de entradas.
Modelos de negocio creativos
Si organizas un evento para tu empresa, probablemente tendrás que pagarlo todo tú mismo. Si organizas una conferencia o un festival, la venta de entradas es la opción obvia. Sin embargo, existen muchos otros modelos de negocio para eventos. Para inspirarte, aquí tienes algunos que pueden ayudarte a ahorrar:
Financiación colectiva
El crowdfunding es un sistema de financiación de bajo umbral en el que un gran grupo de personas (= multitud) invierte en línea en proyectos innovadores.
que sean relevantes para ellos. Los eventos públicos adoptan cada vez más este enfoque. Como visitante, recibes un reembolso si no se recaudan fondos suficientes para llevar a cabo el evento. Como organizador, solo inviertes tiempo y energía en la organización cuando tienes la certeza de que habrá suficientes asistentes y evitas problemas de liquidez. Genial, ¿verdad?
Afiliación
Encuentra un hilo conductor entre tus eventos y crea una organización a la que puedan unirse los interesados. Cobra una cuota de membresía y comprométete.
Organiza tus propios eventos gratis. Combínalo con patrocinios externos y estarás listo.
Mezcla
¿No puedes abandonar por completo la venta de entradas? Combina eventos gratuitos y de pago. Los eventos gratuitos suelen ser una excelente opción.
Para promocionar tus eventos extendidos. Usa las redes sociales para generar interacción y difundir el impacto de tus eventos gratuitos.
para transferir ediciones pagadas.
Vender extras
Poder pasear por la zona VIP siempre es genial… La gente está dispuesta a pagar extra por extras, a veces incluso precios desorbitados. Sobre todo para un encuentro con su ídolo (habla esto con los artistas y ponentes que contrates). Así, no negarás el acceso a nadie y podrás ofrecer precios premium a quienes estén dispuestos a pagar. A las empresas también les gusta invitar a sus contactos a eventos como VIP. Ofréceles paquetes VIP especiales con un bar o zona de recepción exclusivos.
Creación de contenido
El crowdsourcing, donde el público contribuye a la organización de un evento, se ha convertido en una realidad. Aprovecha este poder colectivo para recopilar contenido único y compartir conocimiento. Combínalo con las últimas tecnologías y vende el contenido en formato de vídeo, audio o texto.
Franquiciamiento
¿Por qué no franquiciar el concepto de tu evento? Podría haber interés del extranjero. Tomemos como ejemplo TEDx, que...
Las franquicias se organizan en todo el mundo.
Comercialización
Todo lo que hace el gnomo Plop también debería funcionar para un evento... ¿Verdad? ¿Por qué no encargar productos para tu evento? Camisetas geniales, gadgets...
Descubra el software de planificación de eventos eventplanner.net
Holandés
Naast het in kaart brengen van je kosten doe je precies hetzelfde met de opbrengsten. Voor een publieksevenement of een congres houdt dat in dat je de ticket-, drank- en foodverkoop inschat, maar ook de sponsorinkomsten moet je meetellen.
Door alle kosten naast de opbrengsten te zetten, heb je de return van je evenement meteen in kaart en weet je precies vanaf hoeveel deelnemers je event ‘break-even’ (kosten = opbrengsten) is, hoeveel winst je maakt of ben je gewaarschuwd voor verliezen.
Zet alle cijfers in de gratis eventplanner.net business case software zodat je simulaties kunt maken van wat er gebeurt als er bijvoorbeeld 10% minder bezoekers komen opdagen. Dat betekent dat je minder inkomsten hebt, maar ook dat sommige variabele kostenposten zullen afnemen. Zo kun je worstcase- en bestcasescenario’s uitwerken.
Cashflow
Plan naast je budget ook de inkomende en uitgaande betalingen (cashflow). Je geeft nauwkeurig aan wanneer je inkomsten verwacht en wanneer je leveranciers dient te betalen (voorschot, saldo, …). Belangrijk is dat de kasstroom op elk moment positief blijft, zodat je je betalingsverplichtingen kunt nakomen. De cashflow visualiseren helpt je tijdig problemen op te sporen zodat je over betalingstermijnen kunt (her)onderhandelen of een tijdelijke lening kunt afsluiten. Bij heel wat evenementen moeten er immers veel kosten op voorhand gemaakt worden, nog lang voor er inkomsten uit je ticketverkoop terugvloeien.
Creatieve businessmodellen
Als je een evenement voor je bedrijf organiseert, dan betaal je alles wellicht zelf. Organiseer je een congres of festival, dan ligt het voor de hand dat je tickets verkoopt. Toch zijn er nog tal van andere businessmodellen voor evenementen mogelijk. Om je te inspireren, noem ik er hier enkele die je budget kunnen redden:
Crowdfunding
Crowdfunding is een laagdrempelig financieringssysteem waarbij een grote groep mensen (= crowd) online investeert in innovatieve projecten
die voor hen relevant zijn. Steeds vaker springen publieksevenementen op deze kar. Als bezoeker krijg je je geld terug als er onvoldoende middelen zijn opgehaald om het evenement door te kunnen laten gaan. Als organisator steek je pas tijd en energie in de organisatie op het moment dat je er zeker van bent dat er genoeg bezoekers zullen zijn en voorkom je cashflowproblemen. Mooi toch!
Membership
Zoek een rode draad tussen je evenementen en richt een organisatie op waar geïnteresseerden lid van kunnen worden. Vraag lidgeld en zet je
evenementen zelf gratis op. Combineer dit met externe sponsoring en je bent vertrokken.
Mix
Je kunt het verkopen van tickets niet volledig loslaten? Combineer gratis en betalend. Gratis evenementen zijn meestal een uitstekende manier
om je uitgebreide evenementen te promoten. Gebruik social media om betrokkenheid te creëren en om het effect van je gratis events naar je
betalende edities over te brengen.
Verkoop extra's
In de vipzone kunnen rondlopen is altijd cool … Mensen willen voor extraatjes graag bijbetalen, soms zelfs belachelijk hoge prijzen. Zeker voor een meet-and-greet met hun idool (bespreek dit met de artiesten en sprekers die je boekt). Op die manier weiger je niemand de toegang en kun je premiumprijzen hanteren voor degenen die ervoor willen betalen. Ook bedrijven nodigen hun relaties graag als vip uit voor evenementen. Voorzie voor hen speciale vippackages met een eigen bar of ontvangstruimte voor het bedrijf.
Content creatie
Crowdsourcing, waarbij het publiek bijdraagt aan de organisatie van een event, is de realiteit geworden. Gebruik de collectieve kracht om unieke content en gedeelde kennis te verzamelen. Combineer deze met de nieuwste technologieën en verkoop de content in video-, audio- of tekstformaat.
Franchising
Waarom het concept van je event niet eens franchisen? Misschien is er wel interesse vanuit het buitenland. Kijk bijvoorbeeld naar TEDx, dat via
franchising overal ter wereld wordt georganiseerd.
Merchandising
Wat kabouter Plop kan, moet voor een event ook lukken … Niet? Waarom geen merchandising van je evenement laten maken en verkopen? Coole T-shirts, gadgets, ...
Ontdek de eventplanner.net eventplanning software
Puedes encontrar más información sobre este tema y muchos otros consejos sobre la organización de eventos en libro EVENTS.
Pedir ahora
