Así es como se elabora un presupuesto de evento inteligente

Así es como se elabora un presupuesto de evento inteligente

Hay varios sistemas que puede utilizar como base para elaborar un presupuesto de eventos, cada uno con su propia perspectiva y ventajas y desventajas. En este post te enumeramos las opciones.


La elaboración de un presupuesto es un proceso continuo. Es mejor comenzar con una estimación global. Usted hace eso antes de solicitar cotizaciones. De esta manera, descubrirá inmediatamente si está trabajando de manera realista. Usted ajusta sistemáticamente el presupuesto provisional cuando recibe cotizaciones o cuando puede hacer una estimación más específica.


¿Tu presupuesto es demasiado alto? Luego verifique todos los elementos de costo uno por uno y vea si hay alternativas más baratas, o si puede eliminar ciertos gastos, pero nunca comprometa la calidad. También puede considerar patrocinar para aumentar el presupuesto de su evento. Una asociación con otra empresa que quiera llegar al mismo grupo objetivo también puede ser una solución. A continuación, puede compartir los costos.


Las diferentes estrategias que puedes utilizar para preparar el presupuesto de tu evento:



Clasificación de costos funcionales

Cuando optas por una división funcional de costes, agrupas los costes en grupos principales como catering, localización, costes audiovisuales, etc. Indicas los costes por actividad. Usted hace un total provisional para cada grupo principal. Use este desglose de costos solo para eventos pequeños; después de todo, esta clasificación no será suficiente para proyectos más complejos.


ventajas

  • Tiene una buena visión del equilibrio entre los diferentes grupos de actividades. Con un desglose funcional de costos, crea un presupuesto equilibrado. ¿El costo del catering es muy bajo en comparación con el costo del soporte técnico? Según su objetivo, puede determinar si se trata de un presupuesto realista o de un desequilibrio. En este último caso, deberás revisar el contenido de tu evento.


Negativos

  • Las interrelaciones entre estas secciones a menudo se pasan por alto y, posteriormente, parecen causar costos imprevistos. Por ejemplo, si decide invitar a más personas, no solo debe aumentar la sección de catering, sino que también se agregarán las secciones de comunicación (invitaciones), ubicación (una sala más grande) y seguridad (como una mejor política contra incendios y agentes de seguridad adicionales). también ser ajustado.



Costos fijos y variables

En la clasificación de tus costes, haces una distinción entre los costes fijos y variables de tu evento. Los costos fijos son independientes del número de invitados, tales como entretenimiento, altavoces y equipo audiovisual. Los costos variables se mueven con el número de invitados, como los costos de catering o los folletos del programa.


¡NÓTESE BIEN! Algunos costos son fijos hasta cierto tope. La ubicación, por ejemplo, es un elemento de costo fijo, pero en cuanto el número de invitados supera la capacidad de la sala, hay que buscar otra ubicación. Por lo tanto, un artículo de costo fijo puede convertirse en variable.


ventajas

  • La división en costes fijos y variables es un instrumento útil, a menudo necesario, para leer rápidamente con qué número de invitados el presupuesto está equilibrado.


Negativos

  • Es menos fácil monitorear los presupuestos de las diversas subactividades.



Cálculo según componentes del programa

Con este método, realiza un resumen de los costes por componente de programa. Por ejemplo, si planea un evento de día completo, las fiestas de trabajo en equipo y de noche tendrán su propio presupuesto. Para costos generales, como invitaciones y un sitio web, utiliza una clave de asignación para dividirlos entre las subtareas.


ventajas

  • Tienes una buena visión general del presupuesto disponible para cada parte.


Negativos

  • Una clave de asignación para los costos globales suele ser artificial.



Combinación de clasificación de costos

Por supuesto, también puede optar por una combinación de diferentes clasificaciones de costos. Por ejemplo, puede hacer un desglose funcional de costos por componente del programa, mientras que hace subtotales separados para la fiesta de la noche por ubicación, catering,...



Software de presupuesto de eventos

Automatice su presupuesto para que siempre tenga una visión general actualizada del costo de su evento. Lo mejor es utilizar un software de presupuesto de eventos específico, como el software de eventos gratuito de eventplanner.net

EVENTS - Kevin Van der Straeten

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