Hay varios sistemas que puede utilizar como base para elaborar un presupuesto de eventos, cada uno con su propia perspectiva y ventajas y desventajas. En este post te enumeramos las opciones.
La elaboración de un presupuesto es un proceso continuo. Es mejor comenzar con una estimación global. Usted hace eso antes de solicitar cotizaciones. De esta manera, descubrirá inmediatamente si está trabajando de manera realista. Usted ajusta sistemáticamente el presupuesto provisional cuando recibe cotizaciones o cuando puede hacer una estimación más específica.
¿Tu presupuesto es demasiado alto? Luego verifique todos los elementos de costo uno por uno y vea si hay alternativas más baratas, o si puede eliminar ciertos gastos, pero nunca comprometa la calidad. También puede considerar patrocinar para aumentar el presupuesto de su evento. Una asociación con otra empresa que quiera llegar al mismo grupo objetivo también puede ser una solución. A continuación, puede compartir los costos.
Las diferentes estrategias que puedes utilizar para preparar el presupuesto de tu evento:
Clasificación de costos funcionales
Cuando optas por una división funcional de costes, agrupas los costes en grupos principales como catering, localización, costes audiovisuales, etc. Indicas los costes por actividad. Usted hace un total provisional para cada grupo principal. Use este desglose de costos solo para eventos pequeños; después de todo, esta clasificación no será suficiente para proyectos más complejos.
ventajas
- Tiene una buena visión del equilibrio entre los diferentes grupos de actividades. Con un desglose funcional de costos, crea un presupuesto equilibrado. ¿El costo del catering es muy bajo en comparación con el costo del soporte técnico? Según su objetivo, puede determinar si se trata de un presupuesto realista o de un desequilibrio. En este último caso, deberás revisar el contenido de tu evento.
Negativos
- Las interrelaciones entre estas secciones a menudo se pasan por alto y, posteriormente, parecen causar costos imprevistos. Por ejemplo, si decide invitar a más personas, no solo debe aumentar la sección de catering, sino que también se agregarán las secciones de comunicación (invitaciones), ubicación (una sala más grande) y seguridad (como una mejor política contra incendios y agentes de seguridad adicionales). también ser ajustado.
Costos fijos y variables
En la clasificación de tus costes, haces una distinción entre los costes fijos y variables de tu evento. Los costos fijos son independientes del número de invitados, tales como entretenimiento, altavoces y equipo audiovisual. Los costos variables se mueven con el número de invitados, como los costos de catering o los folletos del programa.
¡NÓTESE BIEN! Algunos costos son fijos hasta cierto tope. La ubicación, por ejemplo, es un elemento de costo fijo, pero en cuanto el número de invitados supera la capacidad de la sala, hay que buscar otra ubicación. Por lo tanto, un artículo de costo fijo puede convertirse en variable.
ventajas
- La división en costes fijos y variables es un instrumento útil, a menudo necesario, para leer rápidamente con qué número de invitados el presupuesto está equilibrado.
Negativos
- Es menos fácil monitorear los presupuestos de las diversas subactividades.
Cálculo según componentes del programa
Con este método, realiza un resumen de los costes por componente de programa. Por ejemplo, si planea un evento de día completo, las fiestas de trabajo en equipo y de noche tendrán su propio presupuesto. Para costos generales, como invitaciones y un sitio web, utiliza una clave de asignación para dividirlos entre las subtareas.
ventajas
- Tienes una buena visión general del presupuesto disponible para cada parte.
Negativos
- Una clave de asignación para los costos globales suele ser artificial.
Combinación de clasificación de costos
Por supuesto, también puede optar por una combinación de diferentes clasificaciones de costos. Por ejemplo, puede hacer un desglose funcional de costos por componente del programa, mientras que hace subtotales separados para la fiesta de la noche por ubicación, catering,...
Software de presupuesto de eventos
Automatice su presupuesto para que siempre tenga una visión general actualizada del costo de su evento. Lo mejor es utilizar un software de presupuesto de eventos específico, como el software de eventos gratuito de eventplanner.net
Holandés
Er zijn verschillende systemen die je kunt gebruiken als basis voor het opstellen van een eventbudget, ieder met zijn eigen invalshoek en voor- en nadelen. In deze post zetten we de opties voor je op een rij.
Een budget opstellen is een continu proces. Je kunt het beste starten met een globale inschatting. Dat doe je voordat je offertes aanvraagt. Zo ontdek je meteen of je realistisch bezig bent. Stelselmatig schaaf je het voorlopige budget bij wanneer je offertes ontvangt of wanneer je een meer gerichte inschatting kunt maken.
Is je budget te hoog? Ga dan alle kostenposten één voor één na en bekijk of er goedkopere alternatieven zijn, of dat je bepaalde uitgaven kunt schrappen, maar boet nooit in op kwaliteit. Verder kun je sponsoring overwegen om je eventbudget te verhogen. Ook een partnership met een ander bedrijf dat dezelfde doelgroep wil bereiken, kan een oplossing zijn. Je kunt dan de kosten delen.
De verschillende strategieën die je kunt hanteren voor het opstellen van je eventbudget:
Functionele kostenindeling
Wanneer je voor een functionele kostenindeling kiest, groepeer je de kosten in hoofdgroepen zoals catering, locatie, audiovisuele kosten, ... Per activiteit geef je de kosten weer. Voor iedere hoofdgroep maak je een tussentotaal. Gebruik deze kostenindeling alleen voor kleine evenementen; voor complexere projecten zal deze indeling immers niet volstaan.
Pluspunten
- Je hebt een goede kijk op het evenwicht tussen de verschillende activiteitengroepen. Met een functionele kostenindeling maak je een uitgebalanceerd budget. Zijn de kosten van catering heel laag in vergelijking met de kosten van technische ondersteuning? Aan de hand van je doelstelling stel je dan vast of je te maken hebt met een realistisch budget of met een wanverhouding. In dat laatste geval dien je de invulling van je evenement te herzien.
Minpunten
- Onderlinge verbanden tussen deze rubrieken worden nogal eens over het hoofd gezien en blijken daarna te zorgen voor onvoorziene kosten. Als je bijvoorbeeld beslist om meer gasten uit te nodigen, moet je niet alleen de rubriek catering verhogen, maar ook zullen bijvoorbeeld de rubrieken communicatie (uitnodigingen), locatie (een grotere zaal) en veiligheid (zoals een betere brandpolis en extra security agenten) aanpassingen vergen.
Vaste en variabele kosten
In de indeling van je kosten maak je een opsplitsing tussen de vaste en variabele kosten van je evenement. Vaste kosten zijn onafhankelijk van het aantal genodigden, zoals entertainment, sprekers en audiovisuele apparatuur. Variabele kosten bewegen mee met het aantal gasten, denk bijvoorbeeld aan cateringkosten of programmaboekjes.
Let op! Sommige kosten zijn vast tot een bepaald plafond. De locatie is bijvoorbeeld een vaste kostenpost, maar zodra het aantal genodigden groter wordt dan de capaciteit van de zaal moet je op zoek naar een andere locatie. Een vaste kostenpost kan zo variabel worden.
Pluspunten
- De opsplitsing in vaste en variabele kosten is een handig, vaak noodzakelijk instrument om snel af te kunnen lezen bij welk aantal gasten het budget in evenwicht is.
Minpunten
- Het is minder gemakkelijk om de budgetten van de verschillende deelactiviteiten te monitoren.
Doorrekening volgens programmaonderdelen
Bij deze werkwijze maak je een overzicht van de kosten per programmaonderdeel. Plan je bijvoorbeeld een dagvullend evenement, dan krijgen de onderdelen teambuilding en avondfeest een eigen budget. Voor overkoepelende kosten, zoals uitnodigingen en website, gebruik je een verdeelsleutel om ze over de deeltaken te verdelen.
Pluspunten
- Per onderdeel heb je een goed overzicht van het beschikbare budget.
Minpunten
- Een verdeelsleutel voor de overkoepelende kosten is vaak artificieel.
Combinatie van kostenindeling
Natuurlijk kun je ook kiezen voor een combinatie van verschillende kostenindelingen. Je kunt bijvoorbeeld per programmaonderdeel een functionele kostenindeling maken, terwijl je voor het avondfeest aparte subtotalen maakt voor locatie, catering, ...
Event budget software
Automatiseer je budgettering zodat je steeds een up-to-date overzicht behoudt van het kostenplaatje van je evenement. Gebruik best specifieke software voor het budgetteren van evenementen zoals de gratis event software van eventplanner.net
Puedes encontrar más información sobre este tema y muchos otros consejos sobre la organización de eventos en libro EVENTS.
Pedir ahora
