Importancia de los datos para eventos

Los datos son cada vez más importantes. Eso también se aplica a los eventos. ¿Cómo recopilar datos más relevantes y cómo aprovechar esos datos para organizar mejores eventos? Esas son preguntas para la invitada de Kevin, Heather Odendaal.

Kevin Van der Straeten|mostrar original
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Transcripción

Hola Heather, bienvenido a nuestro estudio.


Gracias por invitarme, Kevin. Que bueno verte.


Hoy vamos a hablar sobre datos de eventos. Y la importancia de los datos.

¿Podría decirme por qué los datos son tan importantes? ¿Y a qué te refieres con datos, específicamente?


Entonces, una de las razones por las que creo que los datos son tan importantes, en este momento actual, es porque: a medida que asistimos a eventos, en 2022, todos los asistentes serán mucho más particulares sobre los eventos que eligieron. Ya sea un evento virtual, híbrido o en persona. Entonces los datos nos permitirán comprender las necesidades de ese asistente al evento.

Entonces, de hecho, los datos nunca han sido más importantes para comprender a nuestra audiencia. Y utilizando esos datos, podemos diseñar nuestro evento para satisfacer las necesidades de lo que están buscando.


Está bien, entiendo lo que estás diciendo. Pero si lo hacemos un poco más concreto. ¿Cómo capturamos los datos? Y de ahí en adelante: ¿cómo lo traducimos luego, como lo que dijiste, usando los datos para crear mejores eventos?


Hay un par de formas en que los planificadores de eventos lo están utilizando en este momento.

Entonces, obviamente, hemos recorrido un largo camino con la tecnología de eventos. Hay muchas plataformas excelentes que ahora habilitan y hacen las preguntas a medida que registra a los asistentes. Así que conseguir una herramienta de registro de eventos realmente poderosa es el primer paso.


El segundo paso será tu CRM. Y lo ideal es que su CRM se vincule con su herramienta de registro de eventos. Entonces tenemos este proceso automatizado. Muchas de las grandes plataformas de eventos también tienen llamadas y oportunidades para encuestar a sus asistentes. Durante toda la experiencia del evento.


Lo cual, anteriormente, a menudo confiábamos en tener una encuesta de seguimiento. Seamos honestos: ¿cuántas personas están completando realmente?

Por eso creo que es realmente importante no solo recopilar los datos al comienzo de la experiencia del evento, en el proceso de registro. Pero a lo largo de ese recorrido del cliente. A través de encuestas. Mediante preguntas adicionales. A través, por supuesto, de una encuesta posterior al evento. Pero luego, cuando se trata de usar esos datos, es el poder de su CRM.

Entonces, comprensión ...


Entonces, como ejemplo, nuestro equipo usa Infusionsoft. Y a través de una serie de etiquetas, que se automatizan a través de nuestra plataforma de eventos, estamos mejorando. No estamos enviando un correo electrónico a alguien sobre un evento en Toronto, que vive en Nueva York. Sabes, no estamos enviando un correo electrónico a alguien que sea emprendedor, sobre un evento al que se dirige, en nuestro caso trabajamos con mujeres corporativas.


Por lo tanto, a través de una serie de etiquetas y una serie de gestión adecuada de sus datos, puede asegurarse de que toda su comunicación de marketing esté súper dirigida.


El mayor desafío que estoy viendo en este mundo actual de eventos virtuales es ...


Ya sabes, cada vez que alguien se inscribe en un evento virtual: ¿cuántos correos electrónicos recibes después de ese evento? Solo existen, ya sabes, estas poderosas máquinas de, a veces, etiquetas falsas que te envían correos electrónicos constantemente. Entonces, yo diría que, como planificador de eventos, debes estar súper enfocado. Y céntrese en las necesidades de sus clientes.

Así que tenemos los datos registrados y procesados desde su herramienta de registro de eventos. Lo entregas a tu CRM. Y también hay una serie de otros suplementos que puede utilizar para conocer mejor a su cliente. Y yo diría que una de esas formas es en realidad una conexión en persona. Así que aunque...


Y les daré un ejemplo de lo que hacemos dentro de nuestra comunidad de miembros. Entonces WNORTH es una membresía global. Hacen más de cincuenta eventos al año y una conferencia anual. Y a través del proceso de obtención o incorporación de un nuevo cliente, nuestro sistema no solo captura datos. Pero les ofrecemos la oportunidad de tener una llamada personal. Así que no piense que los datos se tratan solo de ingresarlos a una computadora. Hay una forma poderosa de ...


Y soy yo o uno de los miembros de mi equipo el que responderá a una llamada de quince minutos. Y estarán en Infusionsoft agregando notas y agregando etiquetas de acuerdo con esa conversación. Entonces, no desconectar la conexión humana de los datos, esa es una pieza realmente importante. Porque ahora hay etiquetas asociadas con ese cliente en particular que dicen: cuando regrese la conferencia 2022 WNORTH, quiero que el primero en obtener un boleto. Y ahora sabemos eso sobre esa persona, por lo que la hemos etiquetado adecuadamente. Adivina qué: cuando las entradas salgan a la venta, recibirán un correo electrónico que dice específicamente: querías ser el primero en saberlo y aquí estamos.


Me parece una historia interesante sobre ese etiquetado. Porque etiquetar es una forma muy fácil de obtener una gran cantidad de datos sobre una persona. Pero, ¿cómo define usted, como planificador, las categorías de etiquetas? Porque ya mencionaste que tienes una etiqueta para los próximos eventos. Quizás por algunos intereses. Pero, ¿qué tipo de etiquetas usas?


Tenemos bastantes etiquetas. Pero los categorizamos. En geografía. En intereses comerciales. En antecedentes profesionales.


Entonces, en el caso de las emprendedoras, las mujeres corporativas, es una de las que usamos para WNORTH. También tendremos ...

Porque estamos impartiendo cursos. Estamos organizando eventos en persona. Estamos organizando eventos virtuales. Hay varios bolsillos diferentes. Y lo que sabemos sobre estos asistentes virtuales es que en realidad son una persona ligeramente diferente a un asistente en persona.


Entonces, aproximadamente el 75% de las personas asistirán a un evento de networking virtual. Aprender. Solo el 25% irá a la red. Lo contrario para en persona. El 75% irá a un evento en persona para establecer contactos y solo el 25% para aprender.

Entonces, aunque tiene asistentes que asistirán a ambos, asisten por diferentes razones. Así que definitivamente te recomiendo que etiquetes a tus asistentes que van a eventos en persona y que van a virtuales. Porque son diferentes. Y deberían comercializarse de forma diferente.


Realmente puedo ver que esta forma de trabajar, especialmente si está trabajando para una organización como esta, donde tiene eventos repetitivos, etc., los datos pueden ser muy valiosos para el marketing de sus próximos eventos. organizar un evento único? Quizás incluso digamos: una boda o algo así. ¿Sigue siendo, también en ese caso, muy interesante recopilar datos? ¿O es menos importante en esa situación?


Creo que siempre es importante. Usaré un ejemplo de un evento por primera vez. Digamos que es un mercado artesanal. Y tienes ...

Este es tu primer evento. Tienes doscientos proveedores. Puede ser una enorme cantidad de trabajo y puede que lo vuelva a hacer o no. Pero es realmente importante conservar esos datos. Porque, en el caso por supuesto, si lo vuelves a hacer, o en el caso de, si estás en un puesto o planificando para otra organización, donde quizás puedas apoyar en esa área, siempre es vital contar con esa información. .


La forma en que lo use puede ser diferente.


Una de las cosas que he visto mucho, para organizaciones más pequeñas, que pueden no tener una herramienta CRM poderosa, es realmente aprovechar las redes sociales. Ya sea Instagram o LinkedIn o ...


Ya sabes, una de las plataformas de invitación a eventos más poderosas, en este momento, es LinkedIn. Ellos, hace aproximadamente un año, lanzaron la posibilidad de tener eventos allí. Y si está haciendo un taller único, simplemente se está convirtiendo en un entrenador o lo que sea, LinkedIn Events es una forma poderosa de poder invitar a todas esas personas. Conserve esa información. Si haces otro evento en LinkedIn, LinkedIn recuerda quién fue a tu último evento y puedes invitarlos fácilmente.

Por lo tanto, no quiere decir que tenga que tener un CRM en absoluto. Hay otras formas, administrando su red en las redes sociales, en las que también puede retener esa información.


Al comienzo de la entrevista, ya mencionaste algo sobre hacer encuestas después del evento. Y entiendo que dices: el momento más crítico para recopilar información sobre tus participantes es antes del evento. Pero también después del evento es importante saber: ¿qué pensaron? ¿Qué se podría mejorar? Ese tipo de cosas.


¿Cuál es la mejor manera de abordar eso? ¿Hay alguna trampa que debamos evitar? ¿Cómo lo harías tú?


Empecé a hacer muchas más encuestas de medios. Que es: algunas de estas plataformas de eventos, e incluso Zoom, le permiten hacer una encuesta, una verificación rápida de temperatura justo después de cerrar la sesión del evento. Y hemos tenido más éxito con ellos. Porque son rápidos. Están ahí. Conoces tus comentarios porque simplemente sucedió.

Entonces, número uno, lo recomendaría. Habilitando eso en su práctica. Y luego, está 100% en lo cierto, obtener comentarios posteriores al evento es fundamental en este momento.


Y como mencioné: la gente está siendo muy particular sobre a qué asisten estos días. Todos tenemos fatiga de Zoom y si vamos a ir a un evento virtual, será mejor que sea bueno. Por lo tanto, recopilar esa información sobre cómo fue ese evento, para que pueda mejorarlo la próxima vez, también es realmente fundamental.


Mencionaste antes que en el proceso de incorporación, en realidad llamas a las personas.

¿También haces lo mismo después de un evento? Si, por ejemplo, recibe comentarios, temperatura muy baja. Que llames y digas: oh, no te gustó, ¿puedes contar más? ¿O es un paso demasiado lejos?


Si.


Entonces, no, lo que hacemos principalmente es con nuestra membresía. Cuando tengamos una cancelación en nuestra membresía. O una cancelación de un boleto, en realidad, un boleto de evento, lo haremos. Así que les haremos un par de preguntas por correo electrónico. Y les damos la opción de seleccionar una llamada.

Es un poco más difícil tener a alguien en una llamada. Por eso, a menudo solo hacemos un par de preguntas de seguimiento. Pero sí, definitivamente es una buena práctica no solo nutrir a los buenos contactos, sino también a los potencialmente vencidos.


Sí, porque me imagino que es un momento en el que se puede obtener mucha información valiosa. Al menos para salvar a otros miembros.


Exactamente sí.


Ahora estamos hablando de participantes. De un evento.

Pero hay muchas otras partes involucradas. Pienso en ponentes, proveedores, lo que sea. ¿También es importante hacer algo con los datos sobre ellos?


Definitivamente. Entonces, ya sabes, patrocinadores y proveedores y socios ...

En muchos mundos de los planificadores de eventos, no necesariamente les hemos hablado a todos. Durante los últimos, digamos, dos años. Entonces, creo que es realmente importante no solo recopilar y mantener esos datos a mano. Pero también para actualizarlo. Y pasar por lo que puede ser un proceso algo doloroso. Pero un poco de gestión de contactos. Entonces, si tienes proveedores, tienes patrocinadores ...


Han pasado dos años. Ha habido rotación en muchas organizaciones. Así que no asuma que su lista de clientes potenciales, dentro de su CRM, de hace dos años y medio, está actualizada. Entonces yo diría: ahora es un buen momento, especialmente si tienes algún apoyo, para entrar y actualizar estas listas. Usando LinkedIn. Usando buenas llamadas telefónicas a la antigua. Para asegurarse de tener los contactos adecuados. Porque lo que podría pasar, cuando empezamos a emerger y empezamos a volver a las ferias, empezamos a volver a las conferencias, es que creemos que tenemos esta lista de todos nuestros patrocinadores o de todos nuestros expositores, pero todos los correos electrónicos rebotan. atrás y todo el mundo ha seguido adelante. Entonces, creo que lo que es realmente importante acerca de esa audiencia en particular es asegurarse de tener al tomador de decisiones correcto en este momento.


Mientras estoy pensando en esto en este momento, mantener las actualizaciones de todos esos datos es un trabajo bastante grande.

¿Pones a alguien a cargo de eso? ¿O es realmente un esfuerzo de equipo? Trabajando, todos juntos, para mantener los datos actualizados.


Creo que es un esfuerzo de equipo. Somos una pequeña empresa. Y mantendremos toda nuestra gestión de datos internamente. Entonces, en términos de ser justo con el equipo, está en diferentes puentes del timón.


Por ejemplo, el miembro de nuestro equipo que está a cargo del patrocinio tomaría la iniciativa en la actualización de la lista de clientes potenciales del patrocinador. Y, a menudo, estaré trabajando en una especie de capacidad de ventas para organizaciones. Traer asistentes de sus organizaciones. Y ese sería, más o menos, mi plato.


Entonces yo diría que depende de la organización. Empresas más pequeñas, podría ser más un esfuerzo de equipo. Y definitivamente es algo que debes considerar. Tanto si lo va a hacer internamente como si lo va a subcontratar.


Sí, y al menos tenga la mentalidad de saber que esto es realmente importante y debe concentrarse en esto. De lo contrario, terminará con una lista, de hecho, después de dos años, que ya no es precisa.


Quizás como última pregunta. Ya tocamos el tema de la tecnología de eventos. Y esa tecnología de eventos también está evolucionando para ayudarnos a administrar los datos cada vez más. Inteligencia artificial, aprendizaje automático, todas esas cosas se nos presentan.

Para usted, si mira el próximo año, ¿cuáles son los puntos de enfoque o las tendencias que serán importantes? Cuando se trata de datos de eventos.


Veremos el surgimiento real de eventos híbridos. Y veremos una continuación de eventos virtuales.

Pero creo que el año que viene será verdaderamente híbrido. E incluso si el componente en persona solo tiene cincuenta personas, entonces eso es lo que será. Pero creo que, con respecto a los datos, será comprender a sus diferentes audiencias y dónde se encuentran.

A modo de ejemplo: utilizando los datos que recopila de sus registros y casi separando al asistente virtual del asistente en persona. Y he visto esta tendencia, ya que en realidad hay una estrategia de marketing diferente. Y hay una campaña de marketing por correo electrónico diferente, dirigida a los asistentes virtuales frente a los asistentes en persona. Así que creo que el 2022 se tratará de comprender exactamente con qué audiencia estás hablando. Virtual versus en persona. Y hablando su idioma.


Eso es muy interesante. Y creo que tienes toda la razón. Eso es en lo que debemos enfocarnos.


Heather, realmente quiero agradecerle por su tiempo y por compartir estas ideas con nuestra audiencia.


Bueno, gracias por invitarme, Kevin. Fue un placer estar en el programa.


Y a ti, en casa, gracias por ver nuestro programa. Espero verte la semana que viene.

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