Un evento se convierte rápidamente en un desafío complejo que involucra a muchas partes. Por lo tanto, como organizador, debe tener las habilidades de gestión de proyectos necesarias para mantener una buena visión general en todo momento.
Tienes que separar los problemas principales de los secundarios, establecer las prioridades correctas y delegar tareas para las que no tienes tiempo. Por lo tanto, trabaje siempre con cuidado y de manera estructurada.
Dado que un evento está limitado en tiempo y recursos, y se concluye con un resultado de proyecto concreto, puede ver la organización de un evento como un proyecto y aplicar técnicas clásicas de gestión de proyectos.
Para trabajar sobre la base de un proyecto, tendrá que estructurar su proyecto. Puedes hacer esto dividiendo tu evento en diferentes fases. Puede utilizar el 'modelo de fase' de Jan Verhaar para esto (consulte su libro: Gestión de proyectos: un enfoque profesional para los eventos) . A continuación se muestra un resumen de las diferentes fases con el resultado de la fase (o documento de decisión) entre paréntesis.
1. Fase de inicio (propuesta de proyecto)
En esta fase, explora la asignación y determina las condiciones previas y los principios del proyecto. Tú determinas los objetivos, desarrollas el concepto básico, estableces un plan de acción y realizas una planificación global y un presupuesto inicial.
2. Fase de preparación (plan del proyecto)
Usted desarrolla aún más el concepto, determina el programa de su evento y pone la planificación detallada del proyecto en papel.
3. Fase de elaboración (programa de producción)
Durante la fase de elaboración, prácticamente traduces el plan que desarrollaste en las fases anteriores a los miembros de tu equipo. Se hacen acuerdos con los proveedores y se elaboran los escenarios.
4. Fase de ejecución (evento en sí)
La fase de implementación se puede subdividir en la preparación, el evento en sí y el desglose. En esta fase, la producción del evento se realiza a partir del guión.
5. Fase de resolución (informe de evaluación)
Usted proporciona la atención posterior y el seguimiento necesarios para el evento. La evaluación del proyecto también tiene lugar en esta fase.
La toma de decisiones por parte del posible cliente puede tener lugar sobre la base de los documentos de decisión que puede preparar al final de cada fase de preparación.
Para poder dirigir (gestionar) su proyecto en todos sus aspectos, puede subdividirlo en diferentes trayectorias que pueden o no ser paralelas entre sí. Piense, por ejemplo, en un proceso de comunicación, un proceso sustantivo que se centra en los oradores y el entretenimiento, etc.
Determine dentro de su proyecto cuáles son los factores críticos de éxito y sus plazos. Estos son los elementos que absolutamente deben abordarse para realizar el proyecto. Piensa en encontrar un lugar adecuado, la disponibilidad de un determinado artista o ponente, la aprobación del presupuesto y llegar a un número predeterminado de inscripciones. Después de cada factor de éxito, proporcione un momento decisivo en el que evalúe los objetivos intermedios y decida junto con todas las partes involucradas si continúa con la organización del evento. En el peor de los casos, si no se logra un factor crítico de éxito, deberá cancelar el evento.
Para cada hito dentro de su evento, defina las diferentes tareas, indique quién dentro del equipo es responsable de esto y establezca los plazos necesarios.
Holandés
Een evenement wordt al snel een complexe uitdaging waar veel partijen bij betrokken zijn. Als organisator moet je dan ook over de nodige project- managementskills beschikken om steeds een goed overzicht te blijven houden.
Je moet hoofdzaken van bijzaken scheiden, de juiste prioriteiten stellen en taken delegeren waar je zelf geen tijd voor hebt. Ga daarom steeds zorgvuldig en gestructureerd te werk.
Aangezien een evenement begrensd is in tijd en middelen, en afgesloten wordt met een concreet projectresultaat, kun je de organisatie van een evenement als een project zien en klassieke projectmanagementtechnieken toepassen.
Om projectmatig te kunnen werken zul je je project moeten structureren. Dat kun je doen door je evenement in verschillende fasen op te delen. Je kunt hiervoor het 'fasemodel' van Jan Verhaar aanwenden (zie zijn boek: Projectmanagement - Een professionele aanpak van evenementen). Hieronder een opsomming van de verschillende fasen met het faseresultaat (of beslisdocument) tussen haakjes.
1. Initiatiefase (projectvoorstel)
In deze fase verken je de opdracht en bepaal je de randvoorwaarden en uitgangspunten van het project. Je bepaalt de doelstellingen, ontwikkelt het basisconcept, legt een plan van aanpak vast en maakt een globale planning en een eerste kostenraming.
2. Voorbereidingsfase (projectplan)
Je werkt het concept verder uit, bepaalt het programma van je evenement, en zet de gedetailleerde projectplanning op papier.
3. Uitwerkingsfase (productieprogramma)
Tijdens de uitwerkingsfase vertaal je het plan dat je in de vorige fasen ontwikkeld hebt praktisch naar jouw teamleden. Afspraken met leveranciers worden gemaakt en de draaiboeken uitgewerkt.
4. Uitvoeringsfase (evenement zelf)
De uitvoeringsfase kun je nog verder onderverdelen in de opbouw, het evenement zelf en de afbouw. In deze fase wordt de productie van het evenement aan de hand van het draaiboek uitgevoerd.
5. Afwikkelingsfase (evaluatieverslag)
Hierin voorzie je de nodige nazorg en followup voor het evenement. Ook de projectevaluatie gebeurt in deze fase.
De besluitvorming door de eventuele opdrachtgever kan plaatsvinden op basis van de beslisdocumenten die je aan het eind van elke voorbereidingsfase kunt maken.
Om je project op al zijn aspecten te kunnen sturen (managen), kun je het verder onderverdelen in verschillende trajecten die al dan niet parallel met elkaar lopen. Denk bijvoorbeeld aan een communicatietraject, een inhoudelijk traject dat focust op de sprekers en het entertainment enzovoort.
Bepaal binnen je project wat de kritische succesfactoren zijn en hun deadlines. Dat zijn die elementen die absoluut aan bod moeten komen om het project te realiseren. Denk aan het vinden van een geschikte locatie, het beschikbaar zijn van een bepaalde artiest of spreker, de approval op het budget en het bereiken van een vooraf bepaald aantal inschrijvingen. Voorzie na elke succesfactor een go-no-gomoment waarop je de tussentijdse targets evalueert en samen met alle betrokken partijen beslist of je doorgaat met de organisatie van het evenement. Wanneer een kritische succesfactor niet gerealiseerd wordt, zul je, in het slechtste geval, het evenement moeten annuleren.
Leg voor elke mijlpaal binnen je evenement de verschillende taken vast, geef aan wie daar binnen het team verantwoordelijk voor is en stel de nodige deadlines.
Puedes encontrar más información sobre este tema y muchos otros consejos sobre la organización de eventos en el libro EVENTS.
Pedir ahora
![Kevin Van der Straeten [eventplanner.net]](https://cdn.eventplanner.es/images/avatar/8845-200.jpg)
Graag mij toevoegen tot jullie community !