Cómo elegir los mejores proveedores de eventos [la guía 'Nueva normalidad']

Cómo elegir los mejores proveedores de eventos [la guía 'Nueva normalidad']

Organizar eventos en línea puede ser divertido y atractivo. Siempre puedes probar nuevas estrategias de experiencia digital y ofrecer un alto valor a tus asistentes sin tenerlos en un espacio físico. Sin embargo, los eventos y reuniones en línea van acompañados de fatiga, disminución de la capacidad de atención y aburrimiento.


Imagínese tener que sentarse durante todo el día en un evento en línea. Seamos honestos: ¿Quién querrá permanecer en línea durante tanto tiempo, independientemente del valor que brinde su evento? Y si eso no fuera suficiente de qué preocuparse, hemos comenzado a encontrar un nuevo fenómeno conocido como "fatiga del zoom". Este artículo de TED lo describe a la perfección: "La gente siente que tiene que hacer un mayor esfuerzo emocional para parecer interesada y, en ausencia de muchas señales no verbales, la concentración intensa en las palabras y el contacto visual sostenido es agotador".


Las interacciones en persona, por otro lado, son cruciales para construir y mantener una relación, a través de la comunicación de actitudes y sentimientos. Por lo tanto, mover su evento en línea debe ser una estrategia de emergencia y no un enfoque a largo plazo. Es por eso que querrá dedicar un tiempo a pensar en cómo comenzará a correr una vez que la industria de eventos se recupere de la pandemia. Además de idear estrategias de distanciamiento social y bioseguridad, querrá trabajar con los mejores proveedores de eventos que se ajustarán bien a la "nueva normalidad". Estas son las personas y agencias que le ayudarán a recuperar la confianza de la gente y garantizar un alto nivel de seguridad en sus eventos. Teniendo esto en cuenta, veamos los principales pasos a seguir a la hora de elegir proveedores para su próximo evento físico:



Paso 1. Enumere los proveedores que necesita y las cualidades que busca en esos proveedores.

Antes de buscar proveedores, necesita saber lo que está buscando. ¿Necesitará una agencia de eventos que le ayude a diseñar experiencias atractivas para sus asistentes? ¿Necesitas ayuda con el catering? ¿Necesita que alguien le ayude a decorar el lugar y a idear una estrategia de distanciamiento social para la distribución de los muebles?


Para encontrar los mejores proveedores de eventos con los que colaborar, primero querrá crear un cronograma del evento y un borrador de logística de planificación. Le ayudará a determinar qué debe cubrirse exactamente y en qué tareas pueden ayudarlo los proveedores. Además, piense más allá de enumerar los principales proveedores que necesita: piense en las cualidades que busca en un proveedor. Por ejemplo, es posible que desee encontrar proveedores de eventos en un área muy específica, o quizás proveedores que ya tengan capacitación en bioseguridad. Ordene estas cosas antes de pasar al siguiente paso.



Paso 2. Aproveche su red para recomendaciones de proveedores

Si está en la industria de los eventos, es probable que esté rodeado de profesionales de ideas afines que están experimentando los mismos desafíos que usted. Así que revise su lista de contactos o contactos de LinkedIn para encontrar personas que estén organizando eventos similares y pregúnteles si pueden recomendar algún proveedor. Dado que han estado trabajando con diferentes proveedores de eventos, es posible que tengan una mejor idea de qué proveedores pueden ayudarlo a brindar calidad.



Paso 3. Consulte los proveedores que hemos enumerado en eventplanner.net

¿Alquilarías un lugar de Airbnb sin consultar primero las reseñas? ¿Confiaría en una nueva plataforma de software sin leer los comentarios que la gente deja en TrustPilot o Capterra? Lo más probable es que primero desee ver cuáles son sus opciones y qué dicen otras personas sobre sus experiencias con una marca o persona específica antes de usarla. Bueno, lo mismo ocurre con los proveedores de eventos. Al final del día, sus eventos dependerán de estas personas, por lo que querrá elegir las mejores opciones que existen.


Es por eso que en eventplanner.net hemos trabajado sin descanso para construir un espacio donde pueda encontrar diferentes proveedores de eventos, verificar sus calificaciones y leer las reseñas de los clientes. Nuestro catálogo enumera más de 10,000 proveedores de eventos y 1,000 lugares para eventos y crece cada día. Simplemente ingrese lo que está buscando en nuestro campo de búsqueda, como catering para eventos, alquiler de carpas, agencias de eventos, etc., y obtendrá una lista de empresas potenciales con las que puede trabajar para planificar su próximo evento.



Paso 4. Evaluar cuán autónomos pueden ser los proveedores de eventos.

Una cosa importante que distingue a los grandes proveedores de eventos de otros proveedores de eventos es su capacidad para encontrar soluciones por sí mismos sin esperar sus instrucciones. Los grandes proveedores de eventos son creativos e ingeniosos, lo que significa que no tienes que ser tú quien les diga qué hacer. Así que ese es un aspecto que querrá evaluar al buscar proveedores.


La mejor manera de hacerlo es presentarles un desafío de planificación que tiene y preguntarles cómo lo resolverían. Por ejemplo, teniendo en cuenta la nueva normalidad en la que todos vivimos, es posible que desee preguntarles su opinión sobre la distribución de los muebles en un lugar específico y cómo ayudarían a los asistentes a mantener el distanciamiento social. O puede preguntarles su enfoque con respecto a problemas tecnológicos inesperados durante un discurso de apertura. Sus respuestas le darán una mejor comprensión del enfoque de trabajo de la empresa y su capacidad para ser independiente mientras busca soluciones viables a sus problemas de planificación.



Resumen rápido

La elección de los mejores proveedores de eventos en la era de COVID-19 no tiene por qué ser estresante ni llevar mucho tiempo. Solo necesitas ser consciente de los requisitos que tienes y la logística del evento que quieres cubrir. Utilice su red profesional para encontrar recomendaciones de proveedores y consulte las reseñas y calificaciones de cada proveedor, o consulte nuestro directorio de proveedores de eventos y lea sus descripciones, reseñas y calificaciones. Finalmente, al interactuar con posibles proveedores de eventos, prepare una lista de preguntas o desafíos potenciales. Cuando se reúna con estos proveedores, hágales estas preguntas y evalúe cuán innovadores, autónomos o ingeniosos pueden ser. Posteriormente, evalúe la información que ha recopilado y trabaje con los proveedores de eventos que mejor se adapten a sus necesidades.

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