Elaborar un presupuesto es una tarea extensa en la que es fácil olvidar alguna partida de gasto. Con la siguiente lista de control, que ciertamente no pretende ser exhaustiva, le ayudaremos a que su presupuesto sea lo más detallado y completo posible.
La elaboración de un presupuesto es un proceso continuo. Lo mejor es comenzar con una evaluación global. Haga esto antes de solicitar cotizaciones. De esta manera podrás ver inmediatamente si estás siendo realista. Ajusta sistemáticamente el presupuesto provisional cuando recibe presupuestos o cuando puede hacer una estimación más específica.
¿Tu presupuesto es demasiado alto? Luego verifique todos los elementos de costos uno por uno y vea si existen alternativas más económicas o si puede eliminar ciertos gastos, pero nunca comprometer la calidad. También puedes considerar el patrocinio para aumentar el presupuesto de tu evento. Una asociación con otra empresa que quiera llegar al mismo grupo objetivo también puede ser una solución. Luego puedes compartir los costos.
¡Consejo profesional! Utilice el software de eventos eventplanner.net para configurar el presupuesto de su evento y monitorearlo fácilmente.
Eventos de la lista de verificación del presupuesto
Comunicación
❐ Sitio web
❐ Impresión
❐ Comercialización
❐ Aplicación móvil
❐ Redes sociales
❐ Emisión de billetes (¿costos fijos o comisión?)
❐…
Ubicación/tienda
❐ Alquiler de habitaciones
❐ Guardarropa
❐ Escenario/pista de baile
❐ Muebles, soportes...
❐ Mobiliario y decoración
❐ Instalaciones de vestuarios
❐ Señalización
❐ Costos de estacionamiento
❐ Baños (no te olvides de las señoras del baño)
❐ Calefacción/aire acondicionado
❐ Limpieza
❐ ...
Abastecimiento
❐ Catering
❐ Beber
❐ Catering para la tripulación
❐ Cubiertos, cristalería, vajilla, mantelería
❐ Bares, buffets...
❐ ...
Cumplimiento
❐ Entretenimiento
❐ Presidentes y ponentes
❐ Actividades (talleres...)
❐ Entretenimiento infantil
❐ Música
❐ Copyright: Sabam (B) o Buma (NL)
❐ ...
Soporte audiovisual
❐ Proyección
❐ Pantallas de plasma y LCD
❐ Micrófonos
❐ Sistema de sonido
❐ Instalación de iluminación
❐ Captura de vídeo o reportaje fotográfico
❐ Efectos especiales (fuegos artificiales, nieve...)
❐ Red WiFi
❐ Eventos híbridos (transmisión en vivo…)
❐ ...
Personal
❐ Gerente(s) de piso y eventos
❐ Coordinador de seguridad
❐ Azafatas
❐ Asistentes de estacionamiento
❐ Seguridad
❐ Equipo de primeros auxilios
❐ tramoyistas/técnica
❐ Personal de restauración (camareros...)
❐ Guardarropa y aseo de señoras
❐ Intérpretes/traductores
❐ ...
Misceláneas
❐ Gastos de envío
❐ Sorteos
❐ transporte (VIP)
❐ Gastos de hotel
❐ Permisos y seguros
❐ Cualquier daño o robo
❐ Electricidad, agua...
❐ Procesamiento de residuos
❐ Logística
Costos organizacionales (internos y externos)
IVA e impuestos
Costos imprevistos
(proporcione el 10 por ciento)
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