Elaborar unpresupuestoes una tarea extensa en la que fácilmente se olvida un elemento de costo. Con la lista de verificación a continuación, que ciertamente no pretende ser exhaustiva, lo ayudamos a hacer su presupuesto lo más detallado y completo posible.
La elaboración de un presupuesto es un proceso continuo. Lo mejor es comenzar con una estimación global. Usted hace eso antes de solicitar cotizaciones. De esta manera, puede ver de inmediato si está trabajando de manera realista. Usted ajusta sistemáticamente el presupuesto provisional cuando recibe cotizaciones o cuando puede hacer una estimación más específica.
¿Tu presupuesto es demasiado alto? Luego revise todos los elementos de costo uno por uno y vea si hay alternativas más baratas, o si puede reducir ciertos gastos, pero nunca comprometa la calidad. También puede considerar patrocinar para aumentar el presupuesto de su evento. Una asociación con otra empresa que quiera llegar al mismo grupo objetivo también puede ser una solución. A continuación, puede compartir los costos.
Eventos de lista de verificación de presupuesto
Comunicación
❐Sitio web
❐ Impresión
❐ Comercialización
❐ Aplicación móvil
❐Redes sociales
❐ Venta de boletos (¿costos fijos o comisión?)
…
Ubicación/tienda
❐ Alquiler de habitaciones
❐ guardarropa
❐ Escenario/pista de baile
❐ Mobiliario, tribuna...
❐ Mobiliario y decoración
❐ Instalaciones de vestuarios
❐ Señalización
❐ Costos de estacionamiento
❐ Aseos (no se olviden de las señoras del aseo)
❐ Calefacción/Aire Acondicionado
❐ Limpieza
...
abastecimiento
❐ Restauración
❐ Beber
❐ Catering para la tripulación
❐ Cubertería, cristalería, vajilla, mantelería
❐ Bares, bufés...
...
Terminación
❐ Entretenimiento
❐ Presidentes y oradores del día
❐ Actividades (talleres...)
❐ Animación infantil
❐ Música
❐ Copyright: Sabam (B) o Buma (NL)
...
Soporte audiovisual
❐ Proyección
❐ Pantallas de plasma y LCD
❐ Micrófonos
❐ Sistema de sonido
❐ Instalación de luces
❐ Captura de video o reportaje fotográfico
❐ Efectos especiales (fuegos artificiales, nieve...)
❐ Red Wi-Fi
❐ Eventos híbridos (transmisión en vivo…)
...
Personal
❐ Gerente(s) de piso y eventos
❐ Coordinador de seguridad
❐ Azafatas
❐ Asistentes de estacionamiento
❐ Seguridad
❐ Equipo de primeros auxilios
❐ Stagehands/técnica
❐ Personal de restauración (camareros...)
❐ Guardarropa y aseo de señoras
❐ Intérpretes/Traductores
...
Misceláneas
❐ Gastos de envío
❐Regalos
❐ Transporte (VIP)
❐ Gastos de hotel
❐ Permisos y seguros
❐ Cualquier daño o robo
❐ Luz, agua...
❐ Manejo de Residuos
❐ Logística
Costos organizacionales (internos y externos)
IVA e impuestos
gastos imprevistos
(proporcionar 10 por ciento)
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