Conferencia digital para más de 500 personas

evisit|
7 de julio de 2020

Guardar | Seguir

- Amueblar Hopin

- Preparar un guión e instruir a los ponentes.

- Responsable de simulacros

- Papel como anfitrión durante el evento en línea

Ahora que el nuevo convenio de pensiones es un hecho, es necesario proporcionar información a los empleadores, empleados y administradores. La Federación de Pensiones, la Asociación Holandesa de Aseguradoras y la red de conocimientos sobre pensiones Netspar querían organizar una conferencia sobre este tema. Debido al período corona, esto no es posible en vivo y es por eso que han optado por organizarlo en línea. Fue un gran evento con 13 ponentes diferentes, 1 día de presidencia, 2x5 sesiones paralelas y una parte plenaria. Les vendría bien un poco de ayuda para configurar y supervisar esto.

Junto con el cliente, discutimos los deseos y elaboramos un cronograma. ¡Después del acuerdo final podríamos empezar! Los invitados se registraron en evisit y pudieron elegir entre 10 sesiones diferentes. Recibieron un correo electrónico de confirmación recién formateado con instrucciones para crear una cuenta en la herramienta en línea Hopin. Hemos puesto en marcha la herramienta online: 2x5 sesiones paralelas y un escenario con diferentes ponentes. En total, organizamos 2 simulacros con todo el equipo de la organización y todos los ponentes en base a un escenario. Después de procesar los comentarios e instruir a todos los oradores nuevamente, estábamos listos.

El congreso comenzó el martes 7 de julio a las 13:00 horas. Más de 500 participantes vieron en vivo. La conferencia comenzó con un mensaje en video del Ministro Koolmees y luego hubo varios oradores que hablaron en vivo. Después de la apertura del plenario, todos los participantes se dividieron en diferentes subsesiones repartidas en 2 rondas: se habían inscrito para esto con anticipación. Ambas rondas duraron 25 minutos. Nuestro papel durante el evento en línea fue recoger activamente preguntas técnicas, guiar a los oradores y realizar preguntas de encuestas. Después de las sesiones paralelas, hubo un cierre plenario que también se llevó a cabo en vivo.

Fue una experiencia divertida y educativa poder realizar esta Conferencia Virtual con más de 700 inscripciones junto con el equipo organizador.

mostrar original

- Inrichten Hopin

- Maken draaiboek en instrueren sprekers

- Verantwoordelijk voor dry-runs

- Rol als host tijdens online event

Nu het nieuwe pensioenakkoord een feit is, is er behoefte aan informatieverstrekking voor werkgevers, werknemers en uitvoerders. Pensioenfederatie, het Verbond van Verzekeraars en pensioen-kennisnetwerk Netspar wilde hier een conferentie over organiseren. Door de corona periode is dit live niet mogelijk en daarom hebben zij ervoor gekozen om het online te organiseren! Het ging om een groot event met 13 verschillende sprekers, 1 dagvoorzitter, 2x5 parallelsessies en een plenaire gedeelte. Bij de inrichting en begeleiding hiervan konden zij wel wat hulp gebruiken.

Samen met de opdrachtgever hebben we de wensen besproken en een planning opgesteld. Na definitief akkoord konden we van start! De gasten registreerden zich in evisit en hadden de keuze uit 10 verschillende sessies. Ze ontvingen een net opgemaakte bevestigingsmail met instructies om een account in de online tool Hopin aan te maken. Wij hebben de online tool ingericht: 2x5 parallelsessies en een podium met verschillende sprekers. In totaal hebben we aan de hand van een draaiboek 2 dry runs georganiseerd met het complete organisatieteam en alle sprekers. Na het verwerken van feedback en het nogmaals instrueren van alle sprekers waren we er klaar voor.

Het congres ging op dinsdag 7 juli om 13.00 uur van start. Ruim 500 deelnemers keken live mee. Het congres begon met een videoboodschap van Minister Koolmees en daarna waren er verschillende sprekers die live aan het woord waren. Na de plenaire opening gingen alle deelnemers uiteen in verschillende deelsessies verspreid over 2 rondes: hier hadden zij zich van te voren voor opgegeven. Beiden rondes duurden 25 minuten. Onze rol tijdens het online event was het actief oppakken van technische vragen, het begeleiden van de sprekers en het inschieten van pollvragen. Na de deelsessies was er een plenaire afsluiting die ook weer live plaatsvond.

Het was een leuke en leerzame ervaring om deze Virtuele Conferentie met ruim 700 inschrijvingen samen met het organisatieteam te mogen realiseren.