Amsterdam Conference Centre Beurs van Berlage

Fue una sensación extraña, hace aproximadamente un año y medio. Lo que nadie pensó que fuera posible sucedió: el mundo de los eventos y conferencias se detuvo de una sola vez. De repente, el Beurs van Berlage, al igual que los otros lugares de eventos, se enfrentó a una agenda vacía. “Todavía estábamos bastante ocupados al principio”, dice el. “Especialmente con eventos conmovedores. Hay mucho que considerar: hay que tranquilizar a los organizadores, crear un espacio en la agenda ya completa, ver si la forma actual del evento seguirá siendo adecuada dentro de un año, por ejemplo, y consultar con los hoteles sobre las habitaciones. ya reservado para varios días. conferencias ".

Mirando lo que es posible: reiniciar con pequeños eventos

Los Beur se dieron cuenta rápidamente de que quedarse quietos y esperar a que terminara la pandemia no era una solución. Era necesario escuchar atentamente los deseos del mercado para desarrollar nuevos productos y servicios adecuados. Analizamos lo que aún era posible, a pesar de todas las limitaciones e incertidumbres. Esto resultó en un reinicio con eventos a pequeña escala, como conciertos y ceremonias de graduación. También se pusieron a disposición salas para juntas de accionistas y candidatos a exámenes, y la Bolsa de Valores incluso se estableció como lugar de votación para las elecciones nacionales. “Esa fue una excelente manera de ayudar a otros sectores con falta de espacio. También fue bueno para nuestra gente, porque no hacer nada y quedarse quieto no está en nuestro ADN ”.

El siguiente paso: volver virtualmente a la Bolsa de Valores

Pero los Beur hicieron aún más, respondiendo a la creciente demanda de eventos híbridos y virtuales, por ejemplo. Junto con los socios Faber Audiovisuals, Univate y Plugged Live Shows, pronto se desarrolló una plataforma que permitió a los organizadores expandir su evento físico con una experiencia virtual, o incluso hacerlo completamente digital.

Con la 'Plataforma virtual de eventos en vivo de Beurs van Berlage', ingresa al Beurs digital como participante. El portero le da la bienvenida personalmente, tras lo cual entra en el vestíbulo de la exposición. Allí puede escuchar el zumbido de los otros participantes de fondo, como en una conferencia en vivo. Van Kessel está muy entusiasmado con esto, porque de esta manera todavía es posible experimentar el ambiente del edificio monumental y la hospitalidad personal. “En una conferencia en línea, a menudo se obtiene un enlace. Cuando haces clic en eso, generalmente terminas en un entorno similar a Zoom. Pero Beurs es precisamente un lugar que eliges por su rica historia y apariencia. Con la plataforma te imaginas a ti mismo, aunque digital, en el Beurs van Berlage. El carrusel en la plataforma permite a los visitantes comunicarse con otros asistentes a la conferencia e incluso hacer preguntas a los oradores en vivo ".

Para llevar los eventos híbridos y virtuales a un nivel maduro, Beurs realizó un estudio de eventos de vanguardia completamente nuevo: Studio Berlage. Studio Berlage no es solo una pantalla verde en la que un altavoz se proyecta plano sobre un fondo diferente, sino un escenario real en una de las salas históricas de Beurs. Trabajamos con una base LED rodeada de un mundo virtual, que permite una interacción viva y a distancia entre el público, los presentadores y / o varios oradores principales.

Además, la Sala de Administración se convirtió en un estudio más pequeño, Studio 1903, que está totalmente equipado para aliviar a los organizadores de seminarios web en línea más pequeños, seminarios y otros eventos virtuales a pequeña escala.

Permanece online por el gran valor añadido

La Beurs van Berlage asume que los eventos híbridos se mantendrán, porque el componente online tiene un gran valor añadido. Una ventaja importante es que los organizadores ahora pueden aumentar su alcance. “Normalmente, el Beurs van Berlage tiene capacidad para un máximo de 1.300 participantes en la conferencia. Al agregar un componente en línea, puede aumentar el número de participantes hasta el infinito. Pero también puede atraer a un grupo objetivo completamente diferente, porque en línea también funciona como una especie de modelo bajo demanda. Las personas que solo están interesadas en una determinada parte del congreso solo miran ese elemento. Ver desde la distancia también es interesante para las personas que no quieren, no pueden o no pueden viajar. También puede optar por revisar las sesiones más adelante. Con las adiciones en línea, obtiene más beneficios de su evento. Gracias a la naturaleza compartible de una grabación, por ejemplo, puede optar por ofrecerla de nuevo más tarde. Puede hacerlo a través de un canal digital, por ejemplo, mediante una suscripción, pero también durante otro evento ".

Los eventos en vivo vuelven en su totalidad

Pero a pesar de lo valiosas que son todas las opciones en línea, Van Kessel todavía cree en el poder de los eventos en vivo. “Una conversación espontánea en el suelo es diferente a comunicarse a través de una pantalla. Por supuesto, también da una sensación diferente visitar un evento en un punto de acceso internacional con encanto; un edificio con grandeza, el lugar ideal en el cálido corazón de Ámsterdam, donde suceden cosas especiales ".

Por lo tanto, está convencida de que los eventos en vivo regresarán en todo su esplendor. En su opinión, esto va acompañado de nuevos desafíos cuando también hay un componente en línea. Por ejemplo, las personas que miran a través de una pantalla a menudo se distraen con facilidad, lo que dificulta mantener su atención. Al revés: precisamente cuando es fácil asistir a un evento desde la sala de estar, se requiere un esfuerzo adicional para atraer a la gente a visitar el lugar.

“Si quiere tener éxito con un evento híbrido, realmente tiene que ofrecer dos programas separados. Estos programas tendrán que ser más distintivos que antes. Las conferencias en vivo tienen que ver con el programa durante todo el día, que incluyen cosas como un buen almuerzo, baños limpios, señalización clara y personal acogedor. La parte en línea se trata mucho más de cosas como el poder de los oradores, los temas de las sesiones y el contenido ".

Haciendo que su evento sea un éxito juntos

A Beurs van Berlage le gusta pensar, junto con los organizadores de conferencias y otros eventos, sobre cómo pueden cautivar mejor a sus participantes en vivo y en línea. “Tenemos todas las facilidades internas para organizar y montar una conferencia inolvidable completamente de la A a la Z, tanto en vivo, híbrida y completamente virtual. Nuestros empleados tienen mucha experiencia y, junto con nuestros socios, pueden aliviar mucho el trabajo de un organizador. Piense en la fase preliminar, el registro, la organización de hoteles durante el evento, el evento en sí con todos los adornos, pero también el cuidado posterior. Tenemos todo lo necesario para que cada evento sea un gran éxito ".

En cualquier caso, los acontecimientos recientes han traído mucha creatividad a la superficie en Beurs van Berlage. Se ha demostrado que la organización es resistente y capaz de responder rápidamente al cambio. “No nos hemos rendido. La crisis nos ha enseñado que siempre debes tener un plan B. Como resultado, un evento siempre puede continuar, incluso si sucede algo inesperado. Entonces siempre podemos hacer algo por nuestros clientes. Juntos lo convertimos en un éxito y nos aseguramos de lograr lo que se trata al final: que los visitantes tengan una experiencia inolvidable ", concluye Evelien van Kessel.