Una colaboración entre Bureau DFO y Savvy Congress para la reunión general anual en línea
Entrevista a Jurjen Oosterbaan, director de Bureau DFO
“La directiva estaba muy nerviosa”.
Cuando la reunión anual de miembros generales estaba a la vuelta de la esquina, Jurjen Oosterbaan, director de Bureau DFO y organizador de la reunión de una de sus secretarías, rápidamente se dio cuenta de que las cosas tendrían que ser diferentes este año que en los últimos años. Bureau DFO ha estado trabajando con la secretaría correspondiente durante más de 13 años y dirige secretarías para varias organizaciones financieras.
"El punto era que tenía que realizarse otra Asamblea General de Miembros. La secretaría en cuestión es una organización de alrededor de 500 oficinas que también tienen una sucursal de una organización de franquicia en el sector financiero. Corona no pudo hacer esto físicamente", Jurjen. dicho. Esto le presentó un desafío. Se conocen varias posibilidades en línea para organizar reuniones de miembros generales en línea, pero Jurjen decidió invertir en Savvy Congress.
Invertir en paz
"Hay una serie de cosas interesantes en juego dentro de la asociación, donde hay un grupo de miembros que tienen una visión diferente a la de la junta. Esto a veces puede elevarse, por lo que consideramos necesario trabajar juntos con una organización de la que estábamos También estoy seguro de que la reunión en línea se ejecutará correctamente. No pudimos utilizar ningún error ".
La reunión de miembros digitales tenía que funcionar sin problemas (técnicamente) y los miembros tenían que tener un 100% de confianza en el sistema. A los miembros se les garantizó el profesionalismo y la seguridad con la autenticación de dos factores y vieron en las fotos que se usaba equipo profesional y que el equipo técnico de Savvy tenía todo bajo control. Además, ellos mismos tenían voz y voto y podían hacer preguntas a la junta. "Afortunadamente, la idea de 'una reunión de zoom rápido' se disipó rápidamente. Esto creó confianza en la organización y tranquilidad", dijo Jurjen.
Un rompecabezas técnico complejo
Sheila Boon, parte de la secretaría, se puso a trabajar en los preparativos. "Enviamos invitaciones a los miembros. Luego podían hacerles saber si estaban presentes y con cuántas oficinas. Algunos miembros recibieron múltiples votos. Eso fue todo un rompecabezas. Afortunadamente, los cambios de último minuto aún podrían abordarse", dijo Sheila. . Se involucró mucho, pero ese es el caso en todas las reuniones de miembros.
La plataforma Savvy está configurada de tal manera que todos pueden comenzar a usarla. Esto fue genial para los miembros y la junta de la secretaría correspondiente. Jurjen dijo: "La junta estaba extremadamente nerviosa. Se trataba de personas que no están acostumbradas a esto, pero luego quedaron muy satisfechas. No estuvieron tan mal y fueron muy positivas".
Eficaz y bueno para el medio ambiente
Jurjen y una gran parte de los miembros tienen preferencia por esta forma de reunión. Es manejable, es mejor para el medio ambiente, les ahorra a todos mucho tiempo de viaje y es muy efectivo. La junta todavía perdió un poco de la interacción "física" con los miembros. Para ello, las reuniones híbridas de Savvy serían una buena solución. "Los miembros que viven en el área son bienvenidos y el resto de los Países Bajos puede seguirlo digitalmente. Un formato flexible que encaja muy bien en esta época".
Transparente, seguro y verificable: "Es una inversión en la paz"
Según Jurjen, esta forma de reuniones en línea ciertamente se recomienda al sector financiero. "Por la forma en que esto sucedió, no hubo estrés, no hubo tensión y no tuvimos objeciones injustificadas. La gravedad del proceso fue tal, también evitamos las críticas. Donde las partes tienen tensiones o intereses en conflicto, debe haber simplemente haz cosas como esta con cuidado y asegúrate de que haya seguridad adicional. ”El proceso de votación es transparente y verificable. El comité de votación o el notario pueden verificar los resultados de la votación, lo que genera mucha confianza.
Jurjen, que también es abogado, consideraba muy importante la seguridad de Savvy. Le dio una sensación de profesionalismo. Dijo que este es un punto importante que distingue a Savvy de los 'equipos' o 'zoom'. "Hablas entre sí en confianza. Ciertamente en el sector financiero. No debería haber discusión sobre comunicación. Realmente importa qué tipo de plataforma usas y esto no se puede organizar rápidamente, como piensan muchas organizaciones. Debido a la confiabilidad del el sistema, el medio, se construye mucho descanso, eso tiene su precio, es una inversión en descanso.
¿Más información sobre las posibilidades de una reunión general online de Savvy?
Entonces siga leyendo aquí: https://savvycongress.com/ general- members meeting- on- distance /
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